Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Список обязательных документов для заключения договора поставки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Человек, получивший статус индивидуального предпринимателя, остаётся физическим лицом. После госрегистрации он получает право вести бизнес, но при этом ИП в договоре выступает лично от своего имени. Этим он принципиально отличается от ООО, которое в сделках представляет его руководитель.
Какие бумаги и информацию следует у него запросить
Чтобы определить, какие документы запросить при заключении договора, надо понимать, для каких целей их запрашивать.
Для совершения сделки следует убедиться, что:
- контрагент официально существует, то есть зарегистрирован в установленном порядке, и информация о нем содержится в ЕГРЮЛ, или ЕГРИП, или подобных им иностранных реестрах в случае планируемого сотрудничества с зарубежным предпринимателем;
- лицо, указанное в качестве подписанта, обладает полномочиями на это;
- фирма или ИП вправе заниматься деятельностью по заключаемому договору и применять специальную систему налогообложения;
- у поставщика имеется право собственности на поставляемый им товар;
- у контрагента имеется соответствующая лицензия, если вид деятельности подлежит лицензированию, например при обороте алкогольной продукции.
В общем виде перечень документов, необходимых для заключения договора, выглядит так:
- устав (для юридических лиц) или паспорт (для физических лиц);
- доверенность на представителя либо решение/протокол о назначении единоличного исполнительного органа, например директора;
- выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельства ИНН, ОГРНИП, ОГРН, уведомления/письма из налогового органа о выбранной системе налогообложения — этим подтверждается факт регистрации, статус, виды деятельности и система налогообложения коммерческого субъекта;
- правоподтверждающие бумаги на поставляемые товары;
- лицензия (при необходимости).
Если вы заранее хотите знать, как именно будет расписываться руководитель, запросите копию банковской карты с образцом подписи (лучше, если она будет заверена нотариально).
И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем. Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном – требования такие же, как и для юрлиц.
Законодательные акты по теме
Рекомендуется заранее изучить документы:
| Документ | Название |
| ст. 174 ГК РФ | О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора |
| п. 1 ст. 186 ГК РФ | О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления |
| ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» | Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию |
Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы
Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:
- учредительные документы;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- протокол (решение) о назначении руководителя;
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
- документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
- бухгалтерская отчетность;
- копия паспорта директора.
В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:
- документально закрепленный порядок отбора партнеров;
- документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
- источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
- сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
- деловая переписка.
Особенности заключения договора с ИП
Одной из особенностей заключения договоров с ИП является то, что законом позволяется указывать не только правовую форму, но и просто реквизиты и паспортные данные самого предпринимателя. Это не будет считаться нарушением.
В процессе составления текста договора с предпринимателем можно столкнуться с распространенным вопросом: склоняется ли ИП в документах? Если разобраться, то фамилия индивидуального предпринимателя в данном случае не является названием фирмы, как в случае с юридическими лицами. Соответственно, в юридических документах фамилия (а при необходимости имя и отчество) прописывается согласно правилам русского языка, т. е. склоняется.
Для примера возьмем ИП с фамилией Иванов и ЗАО с названием «Иванов». В одном и том же контексте одна и та же фамилия будет употребляться по-разному. На расчетный счет ИП Иванова поступили денежные средства в размере указанной суммы. На расчетный счет ЗАО «Иванов» поступили денежные средства в размере указанной суммы. Как видно из примера, в первом случае фамилия Иванов употребляется в родительном падеже с добавлением окончания «а». Во втором случае фамилия заключена в кавычки и обозначает название организации, поэтому не склоняется.
Своего рода особенностью является и тот факт, что ИП, в отличие от юридического лица, действует на основании свидетельства о государственной регистрации, т.к. его деятельность не предполагает наличия уставных документов, как в случае с организациями. Эти обстоятельства обычно указываются в предметной части договора.
Разобравшись с основными принципами оформления соглашений с предпринимателями, остается прояснить еще один немаловажный вопрос: документы, необходимые для заключения договора с ИП.
Для заключения любой сделки необходимо предоставить пакет документов, который обеспечит двустороннюю безопасность совершаемых действий (с юридической точки зрения).
В зависимости от того, между кем будет заключаться договор, перечень бумаг для тех или иных лиц гражданско-правовых отношений может отличаться.
Для юридических лиц требуется предоставление учредительных документов, к которым относятся следующие:
- свидетельство о регистрации (с указанием ИНН и ОГРН);
- Устав со всеми действующими изменениями (с возможным предоставлением выписки);
- свидетельство о постановке юридического лица на учет в ЕГРЮЛ, а также актуальная (не старше 30-60 дней) выписка из налогового органа;
- подтверждение полномочий лица, подписывающего документ (копия приказа о назначении руководителем, доверенность на право подписания или иной нормативный документ).
Список документов для юридического лица не ограничивается сбором учредительных документов.
К перечню также относятся такие технические документы, как:
- свидетельство о праве собственности либо договор аренды, подтверждающие право организации находиться по юридическому и фактическому адресам;
- лицензии и сертификаты, свидетельствующие о правомерности осуществляемой деятельности (при необходимости лицензирования);
- отчет бухгалтерии.
Также следует помнить, что для подтверждения личности может понадобиться паспорт.
Для индивидуальных предпринимателей требуется предоставление уставных документов:
- свидетельство о регистрации ИП (при подписании иным лицом — нотариально заверенная доверенность);
- актуальная выписка из ЕГРИП;
- подтверждение постановки на учет в налоговом органе.
Кроме того, могут потребоваться технические документы:
- право собственности или договор аренды на территорию, указанную предпринимателем в качестве фактического адреса.
- необходимые для осуществления деятельности сертификаты, лицензии и допуски к определенным видам работ.
Физическим лицам при заключении договора необходим паспорт, СНИЛС, свидетельство ИНН, документ об образовании.
На что обратить внимание при заключении договора.
Если все же решено было подписать «бумажный» договор, необходимо предварительно уточнить для себя такой вопрос: есть ли у лица, которое подписывает договор, полномочия на его подписание? Согласно п.2 ст.152, п.1 ст.393 ГК РК подписывать договор должно только уполномоченное на это лицо.
Подписывать договор может либо первый руководитель лично, либо доверенное лицо на основании выданной доверенности.
Если договор подписывает лично директор ТОО, необходимо убедиться, что Уставом ТОО он наделен полномочиями подписывать договора. Чаще всего это так. Однако, иногда учредители ТОО могут ограничить директора в этих полномочиях –разрешить подписывать договора по сделкам только до определенной суммы или вовсе запретить это без предварительного согласования с учредителями.
Если же договор подписывает представитель по доверенности, необходимо убедиться, что:
- доверенность заверена печатью контрагента или нотариально (нотариальное заверение при наличии печати ТОО не обязательно);
- Ф.И.О. доверенного лица в его удостоверении личности совпадают с данными, указанными в доверенности;
- срок действия доверенности не истек;
- срок действия удостоверения личности доверенного лица не истек.
Такие, казалось бы, незначительные нюансы могут поставить подписанный договор под угрозу признания его недействительным. А встречаются на практике такие случаи, как просроченные удостоверения личности, доверенности с истекшим сроком действия и опечатки в Ф.И.О. доверенного лица нередко.
Также подписание договора доверенным лицом не снимает необходимости проверить полномочия доверителя на подписание договора (первого руководителя организации-контрагента).
Например, если сам директор ТОО ограничен в подписании договоров и вправе подписывать договора только на сумму до 1 млн. тг., то он не вправе выдать доверенность другому работнику организации на подписание договора свыше предела своих полномочий. Следовательно, доверенное лицо не вправе подписывать договор на 1,2 млн. тг., если доверенность ему выдал директор, который сам вправе заключать договора только на сумму до 1 млн.
Поэтому внимательное изучение Устава контрагента позволит выявить такие нюансы и исключит (или минимизирует) риск признания договора недействительным.
Итоги:
- обязательного перечня документов, которые нужно запросить для заключения договора у контрагента законом не предусмотрено;
- перечень документов зависит от предмета договора и может отличаться;
- стороны самостоятельно определяют какими документами обменяться при заключении договора;
- контрагент вправе не предоставлять запрашиваемые документы;
Какие документы для заключения договора с ип 2022
Договор между двумя сторонами может касаться поставки товара, оказания услуги или выполнения работы и должен содержать все реквизиты двух сторон, а также раскрывать основные моменты, которые могут возникнуть в ходе выполнения обязательств:
- Свидетельство из статистических органов, которыми были присвоены коды ОКВЭД;
- извещение о постановке на учет во внебюджетных фондах;
- налоговые документы (декларация и другие);
- кадровая номенклатура (трудовые договора и другие);
- инструктажи по охране труда и технике безопасности;
- документы об аренде здания или помещения;
- и другие документы, актуальные для ИП с особым видом деятельности.
На основании чего действует ИП при заключении договора в 2022 году
Согласно статьям 23-25 ГК РФ ИП отвечает по обязательствам всем своим имуществом. Это дает дополнительные гарантии при заключении договора. Вместе с тем, ИП может продать свое имущество, чтобы не платить долги. Кредитору придется оспаривать сделку в рамках банкротства ИП.
- Лицензию которая позволяет ИП вести деятельность, требующую лицензирования. Перечень таких видов деятельности приведен в статьях 1, 12 Федерального закона от 04.05.2022 № 99-ФЗ. Как правило, лицензия содержит список конкретных видов деятельности, которые вправе вести ИП.
- Правоустанавливающие документы на предмет сделки (имущество). Когда предметом договора является недвижимость, то у ИП запрашивают выписку из ЕГРН.
Перечень необходимых документов для заключения договора
Не совсем так.
Если речь идет об ООО, то нужен будет Протокол Общего собрания (совета директоров) о назначении генерального директора (иного должного лица, выступающего без доверенности) — копия, заверенная основной печатью и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
Также будет нужна доверенность на право заключения договора, в случае, если договор подписывает любое другое лицо помимо генерального директора (руководителя) — копия, заверенная основной печатью и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
Но целесообразно также ознакомиться с положениями Письма ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84 «О рассмотрении обращения», а также с положениями Приказа ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ (ред. от 10.05.2012) «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок», в которых говорится о необходимости проявления «должной осмотрительности» к возможным «недоборосовестным контрагентам».
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?
В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.
Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?
Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.
Список запрашиваемых документов у юридического лица
Одна из задач юристов – ведение договорной работы. В том числе перед новой сделкой нужно проверять будущего контрагента. Юристы выясняют, ведет ли он реальную хозяйственную деятельность и насколько добросовестно. Как о нем отзываются другие компании, нет ли угрозы банкротства или ликвидации. В каком качестве он участвует в арбитражных спорах и т. д.
Чтобы систематизировать работу юристов, в положении о договорной работе пишут, какие документы нужны для заключения договора:
- с юридическим лицом,
- с индивидуальным предпринимателем,
- с физическим лицом.
Так, перечисляют, какие документы нужно запросить для заключения договора с другой компанией:
- Учредительные.
- Регистрационные.
- Документ об ИНН.
- Выписку из ЕГРЮЛ.
- Подтверждающие полномочия ответственного лица. В том числе проверяют подпись директора.
- Лицензионные (если компания ведет деятельность, на которую нужна лицензия).
- Правоустанавливающие (если сделка касается имущества, которым контрагент распоряжается).
Например, если между юридическими лицами планируют договор поставки, юристы компании-покупателя проверят документы для заключения такого договора:
- устав или учредительный договор поставщика;
- документы с ОГРН и ИНН;
- актуальную выписку из реестра;
- документы, которые подтверждают право поставщика распоряжаться товарами;
- доверенность представителя, который подпишет договор, или подпись директора и т. д.
На основании чего действует индивидуальный предприниматель (ИП) в договоре
Как проверить, законно ли индивидуальный предприниматель заключает с вами договор, какие у него на то есть основания, и что скрывается за сокращениями ЕГРИП и ОГРНИП? Подробнее читайте в этой статье.
На данный момент в России зарегистрировано несколько сотен тысяч индивидуальных предпринимателей. Ежедневно между ними заключаются тысячи сделок и договоров.
И в каждом из них в обязательном порядке указываются документы, на основании которых предприниматели имеют право заключать договора.
Ниже мы рассмотрим полный перечень таких документов, разберем частные случаи и увидим, какие существуют подводные камни при заключении договоров.
Статья будет полезна индивидуальным предпринимателям и тем, кто планирует открытие своего дела.
Перечень необходимых для заключения договора документов
Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
- свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
- выписка из ЕГРИП;
- паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
- документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.
Какие документы для заключения договора с ип 2022
- Правоустанавливающие или уставные.
- Регистрационные.
- Из налоговых органов.
- Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
- Выписку из ЕГРЮЛ.
- Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
- Образец подписи руководителя компании.
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
- свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
- выписка из ЕГРИП;
- паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
- документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.