Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Структура экономических служб предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
На планово-экономический отдел возложены следующие функции:
- проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
- формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
- мониторинг конечных финансовых результатов;
- выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
- регулирование производства;
- контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
- координация политики ценообразования;
- участие в распределении денежных средств.
Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
- структура отдела;
- права и функции;
- ответственность;
- работа с другими структурами фирмы.
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Правильная организация работы планово-экономического отдела на предприятии
С другой стороны, какой отчет был бы для руководителя наиболее удобен и информативен. Идеальным вариантом является ситуация, когда если что-то не так на предприятии, то экран монитора генерального директора становится красным, и на нем появляется фотография того, с кого надо спросить. Конечно, данный вариант очень далек от реальности.
Если отбросить иронию, то из этой ситуации становится ясно, что отчетность для высшего руководства действительно должна быть краткой, наглядной и оперативной.
Но в результатах работы планового отдела заинтересован не только генеральный директор, но руководители других уровней на предприятии. И отчетность, представляемая генеральному директору, по своему наполнению не отражает информативные потребности о состоянии дел на предприятии руководителей отделов и подразделений. Фактически, необходимы несколько отчетов для разных руководителей:
- для генерального директора в отчете необходима маржинальная прибыль на один заказ,
- для коммерческого – цены в соотношении с ценами конкурентов,
- для директора по производству – структура себестоимости.
Есть разница и в группировке выручки:
- для генерального – группировка по направлениям бизнеса,
- для коммерческого – по основным клиентам,
- для директора по производству – по видам продукции.
Что вывести в отчет в случае каждого конкретного предприятия, нужно решать исходя их целевых и контрольных показателей, по которым оценивается каждый руководитель, т.е. информации, которую ему нужно знать для решения поставленных перед ним задач. Показанные в отчете таблицы должны предоставлять максимум информации при минимальной загруженности лишними данными. Но для того, чтобы они делались качественно, должна быть проделана большая работа.
Очень важно также выбирать наглядные «измерители» эффективности работы: не просто объем продаж, а маржинальная прибыль (выручка минус прямые расходы), а еще лучше – показатель «маржинальная прибыль на 1 экземпляр товара», который даст ориентиры по поводу того, какая продукция какими объемами наиболее выгодна предприятию.
Чтобы определить роль планово-экономического отдела в деятельности предприятия необходимо отметить основные виды работы, выполняемых данным отделом.
| № | Виды работ |
|---|---|
| 1 | Утверждение прайс-листа и методики калькуляции прямой себестоимости по заказам |
| 2 | Составление финансовой структуры, системы целевых и контрольных показателей |
| 3 | Создание методики планирования на год, квартал, месяц |
| 4 | Составление годового плана по существующей методике, нормативам и целевым показателям |
| 5 | Составление плана на квартал или месяц по существующему годовому плану, нормативам и контрольным показателям, факту прошедшего периода |
| 6 | Сценарный анализ на базе годового плана |
| 7 | Анализ инвестиционного проекта |
| 8 | Проектирование и организация создания нормативной системы |
| 9 | Анализ статистических данных за предыдущие периоды |
| 10 | Проектирование системы управленческого учета |
| 11 | Организация автоматизации планирования и учета, включая постановку задачи, тестирование и внедрение |
| 12 | Составление отчета о выполнении плана за год |
| 13 | Составление отчета о выполнении плана за квартал или месяц |
| 14 | Организация составления бюджетов по центрам ответственности, сбор бюджетов |
| 15 | Проектирование и внедрение системы экономической мотивации на основе целевых и контрольных показателей |
| 16 | Организация и проведение очередного бюджетного комитета |
| 17 | Сбор и анализ информации об основных конкурентах |
На различных предприятиях те или иные задачи могут выполнять другие структурные подразделения, но большая роль планового отдела очевидна.
Правовые основы работы экономистом по планированию
В Интернете и в других источниках можно довольно часто встретить вакансии экономиста планового отдела. Должность экономиста планово-экономического отдела, в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Учтите, что должностная инструкция экономиста планового отдела не должна противоречить документу Минтруда.
А вот единый профстандарт экономиста по планированию законодательно не утвержден. Хотя в зависимости от сферы деятельности организации, возможно, получится найти подходящий документ. Например:
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист железнодорожного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 23.12.2016 № 828н);
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист водного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 19.02.2019 № 97н);
- профессиональный стандарт «Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 504н).
Функции планово-экономического отдела предприятия
Руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленной на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства, осуществляет планово-экономический отдел (ПЭО).
Вместе с отделом бухгалтерии разрабатывать методические рекомендации и организовывать работу в сфере учета и анализа результатов хоз. деятельности.
Организация планово-экономического отдела на предприятии: современные подходы в условиях цифровой экономики.
Для рыночных отношений, возникших не так давно, стала отличительной абсолютно новая стратегия по отношению к перспективному развитию предприятий. В основе этой стратегии лежит принцип создания такого плана экономического развития, который бы позволил организовать рациональное производство продукции или услуг с наименьшими издержками.
Организация планово-экономического отдела
На предприятии также используются компьютерные программы: для оформления результатов — MS WORD; для выполнения расчетов — электронные таблицы MS EXCEL.
Если работник отсутствует на рабочем месте по любой причине, его полномочия, права и ответственность переходит к иному сотруднику фирмы, согласно приказу администрации.
Положение о планово-экономическом отделе разрабатывает начальник; методическое руководство разработкой осуществляет начальник ООТиЗ; положение согласовывается с начальником ООТиЗ, юрисконсультом, начальником службы по охране труда и технике безопасности, заместителем директора по экономическим вопросам и утверждается директором предприятия. Статьи и советы коллег для экономистов, финансистов и бухгалтеров. Шаблоны документов, Примеры расчетов и отчетов, подарки и акции.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:
Можно указать и другие критерии оценки.
На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.
Организация планово-экономического отдела
На предприятии также используются компьютерные программы: для оформления результатов — MS WORD; для выполнения расчетов — электронные таблицы MS EXCEL.
Если работник отсутствует на рабочем месте по любой причине, его полномочия, права и ответственность переходит к иному сотруднику фирмы, согласно приказу администрации.
Положение о планово-экономическом отделе разрабатывает начальник; методическое руководство разработкой осуществляет начальник ООТиЗ; положение согласовывается с начальником ООТиЗ, юрисконсультом, начальником службы по охране труда и технике безопасности, заместителем директора по экономическим вопросам и утверждается директором предприятия. Статьи и советы коллег для экономистов, финансистов и бухгалтеров. Шаблоны документов, Примеры расчетов и отчетов, подарки и акции.
Специалист планово-экономического отдела в рамках должностной инструкции имеет право:
- в пределах своей компетенции участвовать в коммерческих переговорах с представителями других компаний и организаций, подписывать контракты;
- запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
- создавать рабочие группы экспертов, задачей которых является экономическое планирование работы организации;
- организовать анализ новых научных программ и проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности развития;
- формулировать предложения по темам, входящим в компетенцию ГЭБ, в виде проектов.
В каждом учебнике по экономике написано, что ЧПЭ — действительно необходимое структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не у всех компаний есть собственный бизнес по ПЭО.
Где-то нечетко определены функции отдела, где-то — обязанности сотрудников. В некоторых компаниях складывается сложная ситуация с подчинением сотрудников ПЭО. Хотя планирование в рыночной экономике — самый важный процесс.
Для решения проблемы руководитель компании должен четко понимать ответы на следующие вопросы:
- Что такое ПЭО?
- Какая у него структура?
- Нужна ли это компании или человек может выполнять свои функции?
Если решение о создании ПОО принято однозначно, стоит сразу переходить к оформлению нормативной документации, где помимо общих положений будет указано следующее:
- права и функции;
- структура отдела;
- ответственность;
- сотрудничать с другими структурами компании.
Если придерживаться этих рекомендаций при построении планово-экономического отдела и его функций, в компании появится эффективное структурное подразделение.
Действительно, если работа этого отдела налажена, его специалисты могут оптимизировать все производственные процессы без ущерба для своей деятельности. В переводе на язык денег это означает, что наличие PEO, который работает эффективно, позволяет вам тратить меньше ресурсов и зарабатывать больше.
Центральная бухгалтерия
Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое подчиняется заместителю директора – главному бухгалтеру.
Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Конституцией Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отсчетности в Украине», другими нормативно – правовыми актами, что касаются деятельности предприятия, уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, указами руководителя предприятия.
Основными задачами бухгалтерии является: организация учета финансово – хозяйственной деятельности предприятия с учетом особенностей деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных, контроль за правельным использованием денежных и материальных ценностей предприятия, сохранения собственности предприятия, своевременностью хозяйственных расчетов.
В бухгалтерии существует три рабочих места бухгалтер 1 категории и бухгалтер 2 категории и главный бухгалтер. деятельность которых основывается на должностных инструкциях. Бухгалтер 1 каткгории и 2 подчиняются главному бухгалтеру.
Проходя практику с 21 сентября по 25 сентября я имела возможность пройти практику на первом и втором рабочем месте.
Как бухгалтер 1 категории я научилась: оформлять авансовый отчет за предыдущий день, оприходовать на склад готовую продукцию, списывать сырье на производство готовой продукции, оформлять доверенность на получение сырья у поставщика. Разработала анализ фактической себестоимости готовой продукции по элементам затрат за август месяц. Насчитала заработную плату уволеному машинисту эктрудера.
Как бухгалтер 2 категориии я расчеты по счету – фактуре по электроэнергии, оформляла доходный ордер на получение в банке денежных средств, оформлять расходный кассовый ордер на командипровки рабочих, проверяла остаток средств на тех или иных счетах, оформляла получение денег на текущий счет предприятия, оформляла кассовый отчет за робочий день, оприходовать полученую в предыдущий рабочий день сырье и материалы.
Проходя практику с 05 октября по 09 октября. Я научилась закрывать счета 92, 93, 935, 23. Проводила анализ баланса отчетности малого предприятия формы №2. Производила расчеты для предоставления служебной записки в финансовый отдел о переводе суммы комунального налога в бюджет, на отновании расчета комунального налога в бюджет составила отчет. Подготовила сумму НДС для перевода суммы в бюджет и составила по этим данным отчет – декларацию – НДС.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради «существования».
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
- продажи;
- производство;
- закупки;
- научно-исследовательские и экспериментальные разработки.
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
- технологии производства;
- качество производимой продукции;
- инженерию;
- капитальное строительство объектов;
- логистику.
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- управление финансами;
- юридическое обслуживание;
- общее администрирование.
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Подведем итоги работы структурных подразделений
Результат работы организации во многом зависит от хорошо налаженного исполнительного механизма, связывающего результаты деятельности структурных подразделений с требованиями руководства и поставленными задачами. Важная составляющая этого механизма — анализ и контроль деятельности всех подразделений организации.
Учитывая актуальность этой темы, в данной статье мы подведем итоги за финансовый год и проанализируем результаты работы структурных подразделений ФФБУЗ (филиала федерального бюджетного учреждения здравоохранения) по объему, структуре, качеству оказываемых услуг и основным экономическим показателям. На основании результатов анализа определим, насколько хорошо выполняют подразделения поставленные перед ними задачи для получения общего финансового результата и дальнейшего развития организации.
В состав филиала входят следующие структурные подразделения:
• отдел экспертиз условий труда;
• отдел экспертиз среды обитания и условий проживания;
• отдел экспертиз условий обучения и воспитания;
• отдел экспертиз, связанных с питанием населения;
• отдел эпидемиологических экспертиз;
• отдел социально-гигиенического мониторинга;
• лаборатория контроля биологических факторов (ЛКБФ);
• лаборатория контроля химических факторов (ЛКХФ).
Работа лабораторий связана с проведением исследований.
В лаборатории контроля биологических факторов проводят санитарно-бактериологические исследования объектов окружающей среды, бактериологические исследования материала от людей, санитарно-вирусологические, серологические и другие исследования.
ЛКХФ проводит физико-химические исследования. Для осуществления данной деятельности необходимо располагать значительным объемом информации о химической безопасности объектов среды обитания человека (вода, воздух, пищевые продукты и т. д.), основанной на объективных результатах исследований.
Работа отделов экспертиз тесно связана с работой лабораторий. На основании результатов лабораторных исследований сотрудники отделов экспертиз оценивают санитарно-эпидемиологическое состояние обследуемых объектов, подготавливают свидетельства о государственной регистрации продукции (документ, подтверждающий безопасность продукции), протоколы, лицензии.
При наличии нарушений составляется предписание об устранении причин несоблюдения санитарных норм, в случае грубейших нарушений предъявляются штрафные санкции.
ФФБУЗ занимается не только бюджетной, но и предпринимательской деятельностью. Основная задача по предпринимательской деятельности — получение доходов. Доходы являются одним из ключевых факторов, на основе которого формируется финансовый результат деятельности учреждения. Наиболее полно отражает финансовый результат прибыль. Получить прибыль с наименьшими затратами — конечная цель каждого структурного звена организации.
Организация планово-экономического отдела
Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.
Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:
- назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
- подробный список функций и задач отдела;
- схему организационной структуры подразделения предприятия;
- права и обязанности специалистов;
- правила коммуникации с другими отделами компании.
Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.
Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.