Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с персональными данными работников с 1 сентября 2022 г.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проблема защищенности персональных данных от несанкционированного доступа неограниченного круга лиц очень актуальна в России. Анализ инцидентов последних лет – когда персональные данные граждан массово попадали в открытый доступ – говорит о недостаточности существующих законодательных механизмов.
Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:
- наименование компании-работодателя;
- место и дата составления документа;
- фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.
Далее в основной части подробно указывается:
- каких именно персональных данных касается документ;
- в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
- срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).
Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.
Как уведомить Роскомнадзор о сборе персональных данных
Конкретный срок направления уведомления законодательством не установлен. Главное – уведомить Роскомнадзор до начала обработки тех или иных персональных сведений. Уведомление представляется по форме, утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. Представить его нужно в управление Роскомнадзора по субъекту РФ по месту регистрации компании в налоговом органе. В уведомлении нужно указать (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- наименование компании (ФИО ИП) и ее адрес;
- цель обработки персональных данных (например, заключение трудовых договоров);
- категории персональных данных (в частности, персональные данные, необходимые для оформления трудовых правоотношений);
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются (работники компании, покупатели и т.д.);
- правовое основание обработки персональных данных;
- перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных (например, автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой, смешанная обработка персональных данных и т.д.);
- сведения о наличии у компании шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
- ФИО сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, номер его контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты;
- предполагаемая дата начала обработки персональных данных;
- срок или условие прекращения обработки персональных данных;
- сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
- сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей собираемые персональные данные;
- сведения об обеспечении безопасности персональных данных.
Направить уведомление можно следующими способами:
- в бумажном виде,
- в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи,
- в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.
Сколько согласий запрашивать?
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.
К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.
Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Законодательные документы не содержат строгого перечисления личных данных. Обычно работник предоставляет в распоряжение работодателя следующие сведения:
- об образовании;
- трудовом и общем стаже;
- составе семьи;
- воинском учете;
- заработной плате;
- социальных льготах;
- занимаемой должности;
- наличии судимостей;
- адресе по месту регистрации и проживания;
- контактных телефонах;
- местах работы или учебы членов семьи;
- условиях трудового договора;
- наличии декларируемых материальных ценностей;
- материалах по повышению квалификации, переподготовке, аттестации и служебных расследованиях и пр.
Персональные данные лица относятся к охраняемой законом тайне. Любое их распространение будет считаться нарушением действующего законодательства. Дело может дойти до возбуждения уголовного дела.
Согласие является обязательным документом при трудоустройстве, так как сотруднику отдела кадров придётся взаимодействовать с личными данными соискателя на должность. Все необходимые для заключения трудового договора документы перечислены в статье 65 Трудового кодекса. Согласие среди них не фигурирует, однако предполагается.
На каждом без исключения предприятии имеется ответственный за обработку персональных данных сотрудник. Как правило, это начальник кадровой службы. Если работник их разгласит, его будет ждать уголовная ответственность в соответствии со статьей 137 УК РФ.
Закон не имеет границ
Новой нормой (ч. 1.1. ст. 1), дополнившей Федеральный закон № 152-ФЗ, закреплен принцип экстерриториальности применения указанного закона. Теперь его требования должны соблюдаться иностранными операторами в случаях, когда они обрабатывают персональные данные наших граждан на основании договора, иных соглашений либо на основании согласия гражданина Российской Федерации на их обработку. Интересно, что данная новелла схожа с аналогичными требованиями европейского законодательства.
Несмотря на то, что формально новая норма регулирует положение иностранных операторов, ее введение также может косвенно повлиять и на деятельность российских. Ведь теперь компаниям при построении отношений с зарубежными партнерами необходимо будет исходить из новых условий, в частности, принимать меры, чтобы их контрагенты заранее понимали, что обязаны соблюдать требования российского законодательства, когда обрабатывают персональные данные российских граждан.
Что делать операторам
Во избежание нарушений операторами внесенных изменений в законодательство и новых подзаконных актов Роскомнадзора, необходимо провести ряд мероприятий, в частности:
- Проверить, зарегистрировано ли ваше юридическое лицо в реестре Роскомнадзора на сайте ведомства, и если нет – зарегистрироваться.
- Провести внутренний анализ и корректировку действующих договоров с клиентами, а также шаблонов типовых договоров.
- Дополнить новыми положениями политику конфиденциальности и иные внутренние нормативные акты.
- Актуализировать шаблоны согласий на обработку персональных данных, обеспечив, чтобы их тексты были не только конкретными, информированными и сознательными, то также предметными и однозначными.
- Составить и утвердить положение о защите персональных данных, если такое положение отсутствует в компании.
- Адаптировать свои системы к новым требованиям в части подтверждения уничтожения данных (приказ Роскомнадзора «Об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных», который вступит в силу с 1 марта 2023).
- Провести оценку вреда в соответствии с новыми требованиями РКН (проект от 25 августа 2022 года приказа Роскомнадзора «Об утверждении Требований по оценке вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона «О персональных данных» (планируется вступление в силу 1 марта 2023 года).
Что изменится с 1 марта 2023
Часть изменений, предусмотренных Законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ, имеет отложенное действие и вступит в силу с 1 марта 2023 года. В частности, начнут действовать положения о трансграничной передаче данных (физлицам, компаниям и органам власти иностранных государств).
В зависимости от того, в какую страну планируется передать сведения, режим трансграничной передачи может быть уведомительным и разрешительным. Уведомительный режим работает в отношении передачи данных в страны, обеспечивающие адекватную защиту данных. Прежде всего, это страны — участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также страны из перечня Роскомнадзора (Приказе от 14.09.2021 № 183). Взаимодействие со странами, которые не обеспечивают адекватную защиту персональных данных, должно осуществляться через разрешительный режим.
Операторы персональных данных перед началом трансграничной передачи персональных данных должны уведомить об этом Роскомнадзор. В свою очередь, ведомство может её ограничить или запретить (п. 7 ст.1 № 266-ФЗ).
Обязанности лиц, которые осуществляют обработку персональных данных по поручению оператора
В случае, если оператор персональных данных поручает обработку персональным данным другим физическим или юридическим лицам, то такие лица обязаны принять меры по обеспечению соблюдения требований 152-ФЗ. Оператор персональных данных вправе запросить у таких лиц документы и иную информацию, которая подтверждает соблюдение этими лицами требований 152-ФЗ. В случае возникновения инцидентах, которые могут повлечь нарушение прав субъектов персональных данных, лица, обрабатывающие персональные данные по поручению оператора, обязаны уведомить оператора об инциденте и о мерах, принятых по предотвращению повторных инцидентов и устранению его последствий.
В новой редакции лица, обрабатывающие персональные данные по поручению оператора (в том числе если они являются иностранными физическими или юридическими лицами), несут ответственность перед субъектами персональных данных вместе с оператором.
Изменяются правила защиты ПДн
Работодатель теперь обязан составить и утвердить положение о защите ПДн. В этом документе прописываются категории риска каждого документа/электронного носителя персданных, а также наличие угроз компрометации информации с этих носителей. Ранее такой документ рекомендовался, теперь он стал обязательным.
Что касается уничтожения персональных данных, то это возможно лишь в конкретных случаях, перечисленных в пункте 3 статьи 21, статье 21 Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ:
- Закончился срок хранения документа
- Цель обработки достигнута или их больше не нужно обрабатывать
- Оператор неправомерно обрабатывает ПДн
- Владелец персональных данных отозвал согласие, потребовав прекратить обрабатывать и распространять его ПДн
Когда и зачем нужно согласие на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных в интернете потребуется для исполнения условий договора между клиентом (пользователем, чьи персональные данные интересуют) и сервисом (которым пользуется клиент). Например, интернет-магазину (сервису) требуется адрес заказчика (клиента), чтобы доставить заказанный товар и провести операцию по оплате при безналичном или даже при наличном расчете. Также персональные данные клиента используют для рассылки информационных и рекламных объявлений по согласию клиента.
Необходимо учесть, что в понятие «обработка данных» включают сбор, систематизацию, сохранение, накопление, применение, уточнение/изменение, запись, извлечение, передачу и даже обезличивание, удаление из системы и полное уничтожение информации о клиенте. Поэтому интернет-сервису, не относящемуся к муниципальным или государственным учреждениям, необходимо взять согласие клиента на любые действия с персональными данными. Третьим лицам сведения передаются в ситуациях, указанных в законодательстве РФ. Регулируется это федеральным законом «О персональных данных» (N 152-ФЗ).
Соглашения на обработку персональных данных на разных интернет-ресурсах
Как правило, в интернете используются схожие пользовательские соглашения, в которые включен пункт о согласии на обрабатывание сведений.
Однако формулировки, обозначения, количество статей и пр. различаются в зависимости от ресурса, на котором заключается то или иное соглашение.
Что является личной информацией граждан?
Понятие информации о гражданине, относящейся к персональной, дано в ст.3 Закона 152. Это любые сведения, связанные с субъектом (физическим лицом) прямо или косвенно:
- ФИО, пол, возраст;
- семейное положение, а также родственные связи и наличие детей;
- сведения об образовании и наличии квалификационных навыков;
- адрес места жительства и прописки;
- любые фото- и видеоматериалы, используемые оператором и позволяющие точно установить личность гражданина;
- биографические данные, включая наличие судимости, прохождения службы в армии, предыдущих мест работы и т.д.);
- сведения о заработке и финансовом положении;
- иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо.
Стоит перечислить и документы, в которых эти сведения содержатся:
- гражданский паспорт, свидетельства о браке, рождении детей;
- документы об образовании, повышении квалификации и т.д.;
- трудовая книжка;
- военный билет.
Остальные документы, содержащие сведения о гражданах, хранятся у работодателя и необходимы для кадрового учета. Это, например, характеристики, личные карточки, анкеты и т.д.
В ряде ситуаций требуется предоставление справки о доходах, полученных в определенный временной период. Гражданину следует знать, что без его согласия эти сведения не подлежат обработке.
Особенности работы с персональными данными
Работа с персональными данными предусматривает обязательность:
- наличия согласия лица, к которому эти данные относятся, на их обработку;
- выполнения обработки лишь для заранее определенных целей, разрешенных законодательством;
- соблюдения конфиденциальности информации о персональных сведениях;
- соблюдения сроков хранения, установленных для таких сведений;
- публикации и передачи сторонним лицам этих данных лишь с согласия их носителя (кроме ситуаций, когда такое согласие не требуется по законодательству).
Носитель персональных данных имеет право на:
- доступ к относящимся к нему сведениям;
- информацию о целях, порядке, ходе и результатах их обработки (кроме ситуаций, когда такое информирование запрещено законодательно);
- сведения об операторе, лицах, осуществляющих обработку от его имени, и сторонних источниках, из которых оператор получает сведения, относящиеся к персональным;
- отзыв выданного им согласия на обработку персональных данных;
- судебную защиту своих интересов при осуществлении оператором неправомерных действий с информацией персонального характера.
Обработка персональных данных
В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» обработка персональных данных — это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
До начала обработки персональных данных вы обязаны уведомить Роскомнадзор о намерении их обрабатывать (ч. 1 ст. 22 Закона о персональных данных)