Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «11.10.2019 Как командированный работник должен подтвердить расходы на такси?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке
Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.
Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.
НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.
Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?».
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».
Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.
ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Расходы на провоз багажа в командировке
В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы на проезд, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах вместе с документами, подтверждающими фактические расходы на проезд и иные расходы, связанные с командировкой.
НДФЛ
Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ (включая возмещение командировочных расходов), не подлежат налогообложению НДФЛ. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Таким образом, компенсация работнику расходов на провоз багажа в командировке не облагается НДФЛ при условии документального подтверждения.
Страховые взносы
Не облагаются страховыми взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Налог на прибыль организаций
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
Перечень командировочных расходов является открытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Поскольку рассматриваемые затраты на оплату провоза багажа непосредственно связаны с проездом к месту служебной командировки и обратно, они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль.
О расходах на командировки
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч.
2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Возмещение расходов, связанных с командировкой Согласно ст.
Обоснование вывода:При осуществлении расходов, связанных с командированием работников (служащих) государственных (муниципальных) учреждений, государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, виды расходов необходимо определять, руководствуясь общими положениями п. 5.1.1 раздела III «Классификация расходов бюджетов» Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н)*(1).Приказом Минфина России от 01.12.2015 N 190н внесены изменения в Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). Изменения, вносимые в Указания настоящим приказом, применяются при составлении и исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации начиная с бюджетов на 2016 г.
(на 2016 г.
Обоснование 1.Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Какие расходы нужно возместить 86.69666 (6,7,8,9,21) Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
- оплату проезда;
- расходы на наем жилья;
- суточные;
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.* Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г.
Когда в командировках за границу можно покупать билеты бизнес-класса?
Работникам как в командировке по стране, так и за границей разрешили возмещать расходы на проезд, если он в личных целях задержался в поездке. Проще говоря, можно отправиться в командировку раньше или вернуться из нее на несколько дней позже, если нужно задержаться по личным делам. При этом наниматель оплатит стоимость билетов (которые и так нужно было бы покупать, но на другие даты). Главное условие — лишние дни в командировке могут выпадать на выходные дни, государственные и праздничные дни, но не на рабочие.
Если не предоставить подтверждающие документы о тратах на проезд, то наниматель возместит только 0,1 базовой величины — 2,55 рубля.
Но у работников и нанимателей остались вопросы по билетам бизнес-класса. Дело в том, что при командировках за границу работникам возмещают расходы по проезду по любым тарифам, кроме бизнес-класса. Но в некоторых ситуациях наниматель может возместить стоимость билетов железнодорожным, воздушным и водным транспортом по тарифам бизнес-класса — «при производственной необходимости и экономической целесообразности покупки таких билетов».
Пользование такси порождает НДФЛ и взносы
При определении НДФЛ-базы учитываются все доходы физлица, представляющие собой экономическую выгоду, которую можно оценить (п. 1 ст. 210, ст. 41 НК РФ).
Перечень доходов, свободных от НДФЛ, содержится в ст. 217 Кодекса. Сумм возмещения работодателем расходов сотрудников на такси для поездок от места жительства до работы и обратно там нет. Значит, такие доходы облагаются данным налогом в обычном порядке, – резюмируют финансисты.
Аналогично и со страховыми взносами. Упомянутые суммы в статье 422 главного налогового документа не значатся, стало быть, от взносов работодателю не уйти. Такой подход применим и к травматическим взносам (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Позиция ведомства не нова. Минфин не раз указывал, что такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами, причем вне зависимости от того, какой именно транспорт использует работник компании (письма от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093 и др.).
Однако многие судьи считают иначе. Наглядный пример – Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010, где подчеркнуто: затраты на оплату проезда специалистов либо их доставку транспортом предприятия обусловлены его удаленностью и спецификой деятельности. Фискалы не доказали, что полученные «физиками» средства являются их экономической выгодой (доходом). Стало быть, эти суммы правомерно не включены в НДФЛ-базу. А в другом деле, тоже выигранном фирмой, суд заострил внимание, что проезд оплачивался в интересах работодателя, а не сотрудников (см. Постановление ФАС Московского округа от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11).
Организации успешно отбиваются и от страховых взносов (постановления АС Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10584/2018, Четырнадцатого ААС от 15.05.2018 № 14АП-2096/2018).
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Командировочные расходы: оплата проезда
Командировочные расходы: оплата проезда
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф. 0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки. Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.
Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется командировочное удостоверение (ф. 0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).
По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
— авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.
Проезд транспортом общего пользования
К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ , ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта , п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта). Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.
Федеральный закон от 10.01.2003 N 18-ФЗ “Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации“.
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“.
Зачастую в стоимость проезда включается не только плата за проезд, но и дополнительные услуги:
— сервисные сборы;
— плата за пользование постельными принадлежностями;
— страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров.
Сервисные сборы и плата за пользование постельными принадлежностями формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге, поэтому работодатель вправе полностью признать такие расходы в качестве командировочных (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).
Страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров уплачиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 07.07.1992 N 750 “Об обязательном личном страховании пассажиров“. Согласно ему на территории РФ действует обязательное страхование пассажиров от несчастных случаев на время их поездки. Установлено, что страховой взнос включается в стоимость проездного документа и взимается при его продаже. Таким образом, сумма страхового взноса по обязательному страхованию пассажиров, включаемая в стоимость проездного документа, учитывается при исчислении налога на прибыль в составе расходов на командировку работника (Письмо Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138).
В последнее время большое распространение получил такой способ приобретения проездных документов, как электронный. Он очень удобен. Пассажир может совершить покупку самостоятельно (через Интернет), оплатив расходы платежной картой, либо за наличный расчет через агентство по продаже электронных билетов. Однако при всем удобстве и быстроте данного процесса стоит учитывать, что сделка по приобретению электронных билетов оформляется в бездокументарной форме. Возникает вопрос: что же в этой ситуации является подтверждением факта произведенной перевозки и ее оплаты?
Для ответа на поставленный вопрос обратимся к письмам Минфина.
Разрешили учитывать расходы командированных на оплату такси
Авиация).
Служит ли подтверждением расходов на проезд ксерокопия проездного билета?
По этому поводу разъяснения дают специалисты Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.
Однако принимая во внимание то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Мнение о том, что в случае отсутствия оригиналов документов расходы можно подтвердить их заверенными копиями, подтверждают также специалисты налоговых служб (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Напомним, что копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.
Таким образом, из вышеперечисленного можно сделать вывод: в случаях, когда оригинал проездного билета представить невозможно, подтверждением расходов на проезд может служить копия проездного документа, позволяющая идентифицировать физическое лицо, оплатившее указанные расходы, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Проезд на такси
До сих пор вопрос о том, могут ли быть признаны в расходах произведенные командируемым работником затраты на такси, остается очень сложным и неоднозначным.
Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).
Однако после того как было введено Положение N 749, согласно которому исключение, касающееся признания расходов на такси, было убрано, мнение финансистов поменялось.
В более поздних Письмах Минфин разрешает налогоплательщикам уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси, но только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388): документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.
Что касается экономической обоснованности и целесообразности осуществления расходов на такси, то их подтвердить и доказать очень сложно. Стоит отметить, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письма N N 03-03-06/2/162, 03-03-06/1/505). Поэтому прежде чем оплатить такие расходы, нужно запастись неоспоримыми доказательствами экономической целесообразности их осуществления. В случае периодического осуществления расходов на такси командируемыми работниками необходимо предусмотреть возможность их возмещения в локальных нормативных актах или в учетной политике. При представлении работником по возвращении из командировки документов, подтверждающих расходы на такси, следует потребовать от него дополнительно служебную пояснительную записку с разъяснениями о производственной необходимости этих расходов, которую впоследствии нужно заверить руководителем учреждения. Зачастую в записках указывают такую информацию:
— в связи с очень поздним отправлением поезда и невозможностью воспользоваться общественным транспортом (в позднее время общественный транспорт не ходит) пришлось воспользоваться услугами такси;
— в связи с задержкой прибытия самолета и, как следствие, опозданием на деловую встречу пришлось воспользоваться услугами такси.
Проезд на личном или служебном автомобиле
Возможность использования личного автомобиля работником, направляемым в командировку, должна быть закреплена в локальных нормативных актах учреждения, так же как и его право на возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля в период прохождения командировки. Такими расходами являются расходы на приобретение ГСМ, оплату услуг автостоянки и автомойки, оплату работ по непредвиденному ремонту автомобиля.
Подтверждающими документами по осуществлению указанных видов расходов могут служить чеки с АЗС, квитанции по оплате услуг, договоры на оказание услуг и акты выполненных работ.
Стоит отметить, что при оплате расходов по ГСМ необходимо учитывать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р , определяющее нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“.
Если же работник отправился в командировку на служебном автомобиле, то помимо кассовых чеков или квитанций, подтверждающих оплату расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ему нужно представить в учреждение путевой лист, выписанный на весь срок командировки. Формы путевых листов, применяемых бюджетными учреждениями, приведены в Приложении 2 “Унифицированные формы первичных учетных документов“ к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Проезд, осуществляемый с привлечением
транспортных организаций
Нередки случаи, когда в командировку направляются сразу несколько работников от организации, в данной ситуации ей выгоднее воспользоваться услугами транспортной организации по перевозке пассажиров, чем оплачивать каждому работнику расходы по проезду. Оплата таких услуг производится на основании счетов, счетов-фактур, актов оказанных услуг, предоставленных от транспортной организации.
Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, однако учреждение вправе учесть их на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31).
Л.Ларцева
Эксперт журнала
“Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение“
id=»poryadok-vozmeshheniya-rashodov-na-taksi-v-komandirovke» >Порядок возмещения расходов на такси в командировке
В процессе командировок предприятие обязано возместить работникам понесенные фактически затраты. Это суточные, расходы на проезд, проживание и прочие сопутствующие нужды (стат. 168 ТК). Точный регламент возмещения таких издержек устанавливается организацией в ЛНА или колл договорах с персоналом.
Командировка: какие расходы на проезд можно компенсировать
Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
Совет
Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться.
При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд.
ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Вопрос: Работник организации, расположенной в Москве, направлен в командировку в Петрозаводск
Работник организации, расположенной в Москве, направлен в командировку в Петрозаводск. Согласно распоряжению работодателя проезд к месту командировки (и обратно) осуществляется авиатранспортом через аэропорт «Внуково». Вправе ли работодатель оплатить проезд работника от места работы до аэропорта и обратно и не облагать названные суммы НДФЛ?
По общему правилу, установленному ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В силу ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, помимо прочего, условия о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
При этом следует обратить внимание на п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации ТК РФ», согласно которому под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Исходя из ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду.
Пунктом 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) (далее — Положение N 749) определено, что расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к аэропорту и от аэропорта, если он находится за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.
Согласно ст. 4 Закона г. Москвы от 05.07.1995 N 13-47 «О территориальном делении города Москвы» в состав территории Москвы входит аэропорт «Внуково», расположенный по адресу: 119027, Москва, ул. 1-я Рейсовая, 5а.
Таким образом, изначально на работодателя не возложена обязанность по оплате проезда работника от места работы до аэропорта «Внуково», поскольку и место работы, и аэропорт находятся в пределах территориальных границ Москвы.
Однако ст. 168 ТК РФ установлено, что, помимо прочего, работодатель обязан возместить работнику иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (п. 11 Положения N 749).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, работодатель должен возместить расходы по проезду от места работы до аэропорта, когда они территориально расположены в пределах одного населенного пункта, только если данная обязанность предусмотрена правилами коллективного договора (локального нормативного акта организации).
Что касается обложения НДФЛ соответствующих сумм, то в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения.
С учетом изложенного вне зависимости от того, по какому основанию произведена соответствующая выплата (на основании коллективного договора, локального акта или по распоряжению руководства организации), и от места расположения аэропорта сумма оплаты проезда в аэропорт не облагается НДФЛ (при наличии документального подтверждения расходов).
Прошу вас ответь на следующий вопрос:
Компания Яндекс такси утверждает, что расходы на такси можно брать на вычеты по КПН и НДС в зачет.
Ответ представителя: Могу предположить, что Вы прочли п.1 ст.244 НК РК «Вычет сумм компенсаций при служебных командировках и поездках членов органа управления». Абзац гласит: Вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках: 1) расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь.
В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются: — электронный билет, электронный проездной документ; — документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, электронного проездного документа; — документ, подтверждающий факт проезда (в том числе посадочный талон), выданный перевозчиком или лицом, у которого приобретен электронный билет или электронный проездной — документ, на бумажном носителе или в электронном виде.
К расходам, предусмотренным настоящим подпунктом, не относятся расходы по проезду в пределах одного населенного пункта; Наши консультанты пришли к выводу, что данные расходы нельзя идентифицировать как расходы на проезд к месту командировки.
То есть, когда бухгалтер сдает годовой отчет, подобные расходы он показывает в строке «прочее», а не в строке «командировочные расходы», в которую включаются расходы на проезд (то есть расходы на проезд между населенными пунктами).
С другой стороны есть ст.264 Затраты не подлежащие вычету. В соответствии с этой статьей вычету не подлежат затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.
То есть, если корпоративное такси используется в целях предпринимательской деятельности, то такие расходы можно относить на вычеты. В случае, если Вы имели ввиду что-то другое, то укажите, пожалуйста, статью, по которой Вы сделали такие выводы.