Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Гражданско-правовые отношения
Деятельность образовательных учреждений по привлечению пожертвований от физических и юридических лиц регулируется общими нормами гражданского законодательства, а также положениями федеральных законов от 11.08.1995 № 135-ФЗ и от 29.12.2012 № 273-ФЗ.
В силу п. 1 ст. 582 ГК РФ пожертвованием признается дарение вещи или права в общеполезных целях. Делать пожертвования образовательным учреждениям разрешено, причем исключительно на добровольной основе и без принуждения (давления) со стороны администрации, сотрудников образовательного учреждения, а также иных заинтересованных лиц (ст. 4 Федерального закона № 135-ФЗ).
Обратите внимание: установление фиксированных сумм для пожертвований образовательному учреждению относится к формам принуждения (оказания давления) и является нарушением Федерального закона № 135-ФЗ (Письмо Минобрнауки РФ от 09.09.2015 № ВК-2227/08).
Добровольные пожертвования являются одним из источников формирования имущества образовательных организаций (п. 1 ст. 26 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). Для их принятия не требуется чьего-либо разрешения или согласия (п. 2 ст. 582 ГК РФ).
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Сколько хранить договоры в организации
Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)
Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.
Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.
Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.
Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:
- срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
- срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).
В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.
При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.
Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами
3.1. Поклажедатель обязуется:
3.1.1. Передать Имущество Хранителю, предоставить Хранителю все документы необходимые ему для исполнения своих обязанностей по договору.
3.1.2. Принять Имущество, сданное на хранение, обратно по акту приема-передачи и обеспечить его своевременный вывоз с территории Хранителя по истечении срока его хранения или же в связи с досрочным расторжением настоящего Договора, соответственно в день окончания срока хранения Имущества или же в день расторжения Договора.
3.1.3. Уплатить Хранителю вознаграждение за хранение Имущества в соответствии с разделом 5 настоящего Договора.
3.1.4. Возместить Хранителю убытки, причиненные свойствами хранившегося Имущества, если Хранитель не знал и не должен был знать о них.
4.1. Хранитель обязан возвратить Поклажедателю то самое Имущество, которое было передано на хранение.
4.2. Имущество должно быть возвращено Хранителем в том состоянии, в каком оно было принято на хранение, с учетом его естественного ухудшения, естественной убыли или иного изменения вследствие его естественных свойств.
5.1. Стоимость услуг за хранение одной единицы техники за сутки определяется в соответствии с приложениями к настоящему договору.
5.2. Оплата услуг, указанных в п.5.1 договора осуществляется Поклажедателем на основании предоставленных Хранителем счетов за оказанные услуги, счетов-фактур, актов выполненных работ, в срок не позднее банковских дней с даты предоставления данных документов. Указанные документы предоставляются Хранителем в течение рабочих дней после окончания отчетного периода. Первым отчетным периодом является период с даты заключения настоящего Договора и по последнее число месяца заключения Договора. Далее отчетными периодами по Договору считаются календарные месяцы с первого по последнее число каждого месяца, в котором оказывались услуги по хранению техники.
5.3. При изменении стоимости услуг, указанных (в связи с повышением стоимости используемых материальных ресурсов, охраны и т.п.), размер ставок за хранение Имущества может быть изменен Хранителем при условии обязательного письменного уведомления Поклажедателя не менее чем за дней до такого изменения. При этом Поклажедателю направляется дополнительное соглашение о введении новых ставок.
5.4. Порядок, размер оплаты услуг, не предусмотренных настоящим Договором, определяется в соответствии с дополнительными соглашениями сторон.
6.1. Хранитель отвечает за утрату, недостачу или повреждение Имущества, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение произошли вследствие непреодолимой силы, либо из-за свойств Имущества, о которых Хранитель, принимая его на хранение, не знал и не должен был знать, либо в результате умысла или грубой неосторожности Поклажедателя.
6.2. За нарушение Поклажедателем сроков оплаты услуг Хранителя, предусмотренных Договором, Поклажедатель оплачивает Хранителю пеню в размере % от суммы долга за каждый день просрочки.
6.3. В случае несвоевременного вывоза Имущества с территории хранения, по истечении срока хранения, или же в случае досрочного расторжения Договора, Поклажедатель обязуется оплатить Хранителю фактическое время вынужденного хранения техники до дня ее вывоза с территории.
6.4. Если настоящий Договор расторгнут по причине, предусмотренной п.7.4 Договора и Поклажедателем в связи этим не был осуществлен своевременный вывоз Имущества с территории Хранителя, время вынужденного хранения Имущества до дня его окончательного вывоза оплачивается Поклажедателем по новым ставкам, с даты их введения, указанной в уведомлении об изменении стоимости услуг.
6.5. В случае возникновения споров и разногласий, связанных с исполнением настоящего Договора стороны будут решать их путем переговоров. При недостижении сторонами согласия споры разрешаются в соответствии с действующим законодательством РФ.
7.1. Настоящий Договор может быть расторгнут по соглашению сторон, при наличии к тому оснований, которые стороны сочтут достаточными для расторжения договора.
7.2. Договор также может быть расторгнут в одностороннем порядке в случаях и в порядке предусмотренных действующим законодательством а также условиями настоящего Договора.
7.3. Каждая из сторон имеет право расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке, с обязательной подачей письменного уведомления об этом за дней до предполагаемой даты расторжения.
7.4. Стороны согласились с тем, что Договор считается автоматически расторгнутым в случае, если Поклажедателем не было подписано соглашение об изменении стоимости услуг хранения, в течение дней с момента получения им уведомления Хранителя о новых ставках.
8.1. В случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, вызванных прямо или косвенно проявлением, например: наводнения, пожара, землетрясения, эпидемии, военных конфликтов, военных переворотов, террористических актов, гражданских волнений, забастовок, актов органов исполнительной власти, иных обстоятельств, находящихся вне разумного контроля сторон, сроки выполнения этих обязательств соразмерно отодвигаются на время действия таких обстоятельств, в случае, если они значительно влияют на выполнение в срок всего Договора, или той его части, которая подлежит выполнению после наступления обстоятельств форс-мажора.
8.2. Обе стороны в течение суток должны письменно известить друг друга о начале и окончании действия обстоятельств форс-мажора, препятствующих выполнению обяза��ельств по настоящему Договору.
8.3. В случае, если вследствие действия обстоятельств форс-мажора просрочка в исполнении обязательств превысит календарных дней, любая из сторон вправе отказаться от невыполненной части Договора. При этом ни одна из сторон не вправе требовать возмещения возможных убытков.
8.4. Документы, выданные компетентными государственными органами, будут являться достаточным доказательством существования вышеуказанных обстоятельств.
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
Обратите внимание. Согласно Федеральному закону №125, документы должны быть включены в состав архивного фонда независимо от разновидности носителя и способа их создания. Поэтому организация должна обеспечить сохранность всех типов документов – в электронной форме и на бумажных носителях. При этом срок сохранности документов, в большинстве случав, не зависит от используемого носителя. Документы в электронной форме с юридической значимостью можно хранить, не распечатывая.
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.
Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
- докладные записки;
- справки;
- заявления;
- дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.
Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.
Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:
- об утверждении структуры организации;
- о создании подразделений;
- о вступлении в должн��сть;
- о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
- о досрочном сложении полномочий;
- об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
- о назначении ответственных лиц.
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.
На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:
- платежные ведомости и документы к ним;
- расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.
Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.
В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.
Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.
Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.
Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.
Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.
В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.
Если речь идет о принятии пожертвования бюджетным учреждением, то здесь понадобится предварительно заключать договор дарения либо пожертвования. Последний документ является одной из разновидностей договора дарения, но имеет свои нюансы.
О договоре дарения подробно прописано в первом пункте 572 статьи ГК РФ.
Дарение может совершаться и в устной форме (об этом ясно сказано в первом пункте 574 статьи ГК РФ), но только если:
- Стоимость материальных ценностей не превышает 3 тыс. рублей.
- Дарителем выступает не юридическое лицо.
- В условиях отсутствует обещание преподнести дар в будущем.
- Даром является движимое имущество.
Если же объектом дарения выступает недвижимое имущество, то такой договор дополнительно подлежит государственной регистрации. Во всех остальных случаях между сторонами оформляется соответствующий договор. А акт безвозмездной передачи материальных ценностей является просто приложением к нему. Причем главный функционал этого документа – в конкретном перечне передаваемых товаров.
К оформлению договоров дарения и пожертвования предъявляются особые требования. Без них подобная документация не будет иметь юридической силы. Все нормативы изложены в 574 статье ГК РФ. Обязательно должны быть указаны реквизиты всех участвующих сторон, город оформления, дата подписания. Не обойтись также без ФИО представителей всех сторон.
Важный нюанс: даритель в договоре может указать конкретное назначение материальных ценностей, а одаряемый в этом случае обязуется предоставлять отчет о проделанной работе.
В качестве принимающих пожертвования могут выступать как частные, так и юридические лица, а также различные учреждения, том числе:
- Больницы, лечебные центры.
- Воспитательные и образовательные учреждения различной направленности.
- Организации социальной защиты населения.
- Благотворительные организации и фонды.
- Научные организации.
- Музеи, выставки.
- Религиозные и общественные организации.
Подробнее эти моменты прописаны в 124 статье ГК РФ.
Важный момент: на то, чтобы принять пожертвование, у таких организаций не требуется чьего-либо разрешения. Об этом ясно сказано во втором пункте 582 статьи ГК РФ.
Как и все документы подобного рода, акт состоит из нескольких частей. Сверху вниз должна быть указана следующая информация:
- Наименование документа.
- Номер. Впоследствии он указывается в регистрационных бумагах.
- Дата подписания. Иногда отдельно указывается число составления, но это не обязательно. Важно, чтобы хотя бы одна дата в акте присутствовала.
- Информация о компании-дарителе. Она включает в себя ФИО представителя, а также ссылку на документ, согласно которому последний действует.
- Название организации, к которой переходят ТМЦ. Здесь также важно указывать ФИО представителя и документа, на основании которого он имеет право подписывать акты подобного рода.
Хранение на товарном складе
Договор хранения, заключенный с таким профессиональным хранителем, как товарный склад, имеет свои особенности. ГК РФ отводит ему отдельный параграф (статьи 907 – 918). Учитывая, что на товарном складе хранятся товары, т.е. вещи, предназначенные для продажи, обмена или другого оборота, к их хранению применяются особые требования.
Согласно статье 909 ГК РФ при приеме товаров на хранение товарный склад за свой счет производит их осмотр, определяет их количество и состояние. Владелец товаров имеет право во время хранения осматривать товары, брать пробы, принимать меры, необходимые для их сохранности (если имеющихся мер недостаточно).
При возвращении товаров владельцу любая из сторон договора хранения имеет право требовать осмотра товара и сверки его количества, причем, расходы на это несет тот, кто заявил такое требование. Если подобная совместная проверка состояния и качества товаров не была произведена, то заявить о недостаче или порче товара поклажедатель должен письменно при получении товара.
Факта принятия товаров на склад подтверждается одним из документов:
- складская квитанция;
- простое складское свидетельство;
- двойное складское свидетельство.
Складская квитанция – это документ, подтверждающий передачу товара на хранение. Хотя она может заменить сам договор хранения, но делать это не рекомендуется, а обязательно составлять и подписывать единый документ под названием «договор».
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) |
| Займы и кредиты без залога имущества | 5 |
| Займы и кредиты с условием о залоге имущества | 10
Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2021 году.
Учет в журналах для контроля сроков
Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:
- данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
- краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
- указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.
В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:
- Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
- Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
- Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
- Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.
Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.
Как утилизируют договоры после истечения времени хранения
Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.
В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:
- определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
- отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
- составление описи документов;
- утилизация и составление акта.
Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.
Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.
В законодательных нормативах закреплено, где должны храниться договоры в организации после окончания их действия, — в архиве учреждения. Все бумаги по завершении отчетного периода передаются в архив. После того как соглашение зарегистрируют, его передают в отдел или подразделение по назначению.
Укажите в учетной политике, у кого должны храниться договоры в период их действия и после его окончания. Во время их действия соглашения обычно хранятся в том отделе, к которому они относятся, — бухгалтерии, юридическом отделе, отделе продаж. По окончании периода их действия контракты передают в архив. Специальным приказом назначают ответственного сотрудника за ведение архива организации. Его обязанности указывают в должностной инструкции.
Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.
Документы налогового учета
К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.
Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.
При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.
Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?
На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.
📌 Реклама Отключить
В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.
Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
— о состоянии расчётов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
📌 Реклама Отключить
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.
Что с документами по госзакупкам?
Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.
Планы-графики следует хранить 3 года.
Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.
📌 Реклама Отключить
Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.
Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. 📌 Реклама Отключить
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
📌 Реклама Отключить
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.