Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Продолжение ведения бумажных трудовых книжек
Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Приобретение трудовой книжки
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.
Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.
Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.
В процессе осуществления трудовой деятельности
Поскольку ответственность за сохранность трудовой книжки работника лежит на работодателе, ему не выгодно выдавать на руки работнику ее оригинал. Законодательством предусмотрен один случай, когда работнику выдается именно оригинал книжки — статья 62 ТК РФ определяет, что в целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Пенсионный фонд) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал.
В иных случаях работодателем, также по письменному заявлению работника, может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки.
Копия или оригинал документа выдаются работодателем в течение 3 дней после получения заявления. Выдача трудовой книжки по истечении этого срока является нарушением закона.
На случай, если работнику все же выдан оригинал трудовой книжки, трудовое законодательства, защищая интересы работодателя, обязует работника вернуть трудовую книжку не позже чем через три дня после того, как Пенсионный фонд вернул ее самому работнику.
26 мая 2020 Все материалы сюжета «Электронные трудовые книжки»
До 30.06.2020 работодатели должны уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек.
Образец уведомления можно скачать здесь. А тут вы найдете образец приказа о переходе на электронные трудовые.
Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны до 31.12.2020. Свое волеизъявление они должны оформить заявлением. Чтобы они не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.
Ведение электронных трудовых книжек: обучение
Имеет смысл в начале 2020 г. провести обучение сотрудников, которые будут заниматься составлением отчета СЗВ-ТД и отправкой его в Пенсионный фонд. Не исключено, что территориальные отделения ПФР будут проводить бесплатные семинары. Так что следите за информацией на их сайтах и непосредственно на стендах в отделениях.
Также читайте:
- Закон об электронных книжках 2019
- Отчет по электронным трудовым книжкам
- Приказ о переходе на электронные трудовые книжки
- Электронная трудовая книжка: образец заполнения
- Электронные трудовые книжки — планы Пенсионного фонда
- Форма СЗВ-ТД
- Отчет СЗВ-ТД
Уважаемы страхователи!
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки предусматривает обязанность страхователей ежемесячно в срок не позднее 15-ого числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены кадровые мероприятия, представлять в территориальные органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).
Предоставлять СЗВ-ТД в электронном виде можно с помощью той же системы электронного документооборота, с помощью которой вы сдаёте отчётность в ФНС и ПФР (далее — система), но необходимо зарегистрироваться вновом приёмном комплексе ПФР. Для регистрации в новом приемном комплексе ПФР необходимо направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР» (ЗПЭД). Сделать это можно в электронном виде через ту же систему. Для этого необходимо зайти в раздел отчетности в ПФР, где сформировать и отправить в ПФР «Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР». Не позднее двух дней из ПФР придет уведомление о регистрации либо протокол ошибок.
Как сформулировать заявление, особенности документа
Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.
- Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
- Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
- Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2021 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.
Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии необходимо подать работодателю до 31 декабря 2021 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен.
Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2021 года. В электронной версии их не будет.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.
Что необходимо знать нанимателям о переходе на электронные трудовые книжки
С 01.01.2020 г. была внедрена необходимость для нанимателей не позже 15-го числа следующего за отчетным месяца, в котором фиксируется какой-либо факт трудовой жизни сотрудника, подавать данную информацию в локальное отделение ПФ РФ для оформления электронной системы трудовых книжек. В частности, к фактам трудовой жизни относятся не только трудоустройство, перевод, увольнение и прочее, но также и подача субъектом заявления, в котором он раскрывает свое волеизъявление относительно получения с 2021 года электронной книжки или продолжения ведения бумажного варианта.
Подача информации в локальное отделение ПФ РФ будет осуществляться нанимателями в рамках уже существующего формата обмена сведениями. Однако уже с 2021 года факты трудовой жизни должны будут предоставляться в ПФ РФ не позже рабочего дня, следующего за датой публикации распорядительного документа, например, о приеме на должность нового кадра. При этом данная процедура будет происходить в электронном режиме.
На протяжении 2020 года наниматели должны осуществить следующий перечень мероприятий по переходу на новую систему:
- публикация или корректировка локальных нормативов, которые регламентируют нюансы перехода компании на электронную систему относительно ведения трудовых книжек. При изменении и публикации подобного правового акта в обязательном порядке должно учитываться мнение представителя профсоюза;
- переговоры с профсоюзом относительно публикации новой редакции коллективных соглашений в части внедрения электронных трудовых книжек;
- подготовка технической составляющей перехода на новую систему;
- уведомление об электронных трудовых книжках каждого отдельного сотрудника до 30.06.2020г.
Важно также подчеркнуть, за что наниматель несет ответственность в вопросе перевода компании на режим электронных трудовых книжек:
- за задержку выдачи бумажной трудовой книжки, либо за задержку предоставления информации о рабочей деятельности субъекта при его увольнении. Важно подчеркнуть, что ответственность наступает в случае, когда в проступке имеется вина нанимателя;
- за внесение некорректной или фальсифицированной информации о трудовой деятельности субъекта в отчеты, подаваемые в ПФ РФ для создания электронной базы;
- за неподачу в определенный срок информации о персонале компании в локальное отделение ПФ РФ.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.