Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма СЗВ‑М — ежемесячная отчетность в ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если штат сотрудников у работодателя по своей численности не превышает 25 человек, отчётность в ПФР следует сдавать только в электронном формате. Сдача отчётности в бумажном виде допускается при условии, что у работодателя менее 25 человек в штате. При этом работодатель вправе выбирать формат: он может представить отчётность как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Как оспорить штраф ПФР за СЗВ-М
При оформлении возражения по акту проверки ПФР с целью последующего обжалования в суде, необходимо указать одно или несколько следующих обстоятельств:
- незначительность нарушения срока сдачи отчётности;
- объективные обстоятельства: сбой в системе, поломка ПК;
- сотрудник не уведомил своевременно о смене персональных данных или поздно принёс документы;
- впервые допущенная ошибка;
- исправления внесены до того, как ПФР обнаружил нарушения;
- отсутствие урона для бюджета.
Штрафные санкции могут быть полностью аннулированы по решению суда, при условии, что со стороны ПФР имели место нарушения закона в части:
- формирования акта нарушения;
- соблюдения сроков отправки акта страхователю;
- предоставления возможности добровольно исправить ошибку;
- сроков выдачи СНИЛС работникам.
Количество найденных процессуальных ошибок прямо влияет на решение суда об отмене или снижении штрафа.
Обжалование решения ПФР вполне возможно осуществить, минуя сам фонд. В этом случае возражения на акт проверки необходимо направлять сразу в суд.
Штраф за несвоевременную сдачу отчётности в ПФР
Сдача отчётности в Пенсионный фонд РФ осуществляется в установленные законодательством сроки:
- СЗВ-М сдаётся ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
- СЗВ-СТАЖ нужно представлять ежегодно не позднее 1 марта года, который наступает за отчётным;
- CЗВ-ТД необходимо сдать не позднее, чем на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника, по другим кадровым изменениям нужно отчитаться до 15 числа следующего месяца.
Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, отчёт нужно сдать на следующий после него рабочий день.
Федеральным законом № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за несвоевременную сдачу отчётных документов, а также за ошибки в представленных сведениях о застрахованных. За непредоставление отчётности, либо сдачу отчётов в неполном объёме работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый несданный отчёт по застрахованному лицу (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
Если доходит до суда (напомним, что размер общей суммы штрафов в этом случае должен быть более 3 тысяч рублей), ПФР может подать иск в течение шести месяцев с момента превышения лимита или по истечении 36 месяцев.
Рассмотрев иск, суд может уменьшить сумму штрафа. Например, если нарушение было совершено впервые. Кроме того, доводами для уменьшения санкций могут стать:
- признание вины со стороны нарушителя;
- небольшой срок опоздания;
- отсутствие негативных последствий для бюджета и др.
Какие шаги предпринимать
Если прошло уже достаточно времени, а протокола о приеме СЗВ-М всё нет, то:
- в первую очередь свяжитесь со своим спецоператором, который выступает посредником при передаче отчетности в ПФР.
- второй вариант – звонить сразу в отделение фонда. Так даже быстрее. И если задержка вызвана опять же большим наплывом документов, то тому, кто обратился, сотрудники постараются ответить в первую очередь.
Вполне возможно, он в курсе ситуации и сможет пролить свет на причину задержки. Например, скажет, что в вашем отделении Пенсионного фонда просто большой наплыв документов и специалисты не успевают рассылать всем обратные протоколы. Это, кстати, одна из самых распространенных причин.
Как можно отправить СЗВ-М?
Согласно сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации.
Указанные сведения могут представляться следующим образом:
| Способ предоставления отчётности | Условия |
| В виде документов в письменной форме | При условии, что количество застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) не превышает 25 человек |
| В электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений | Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характер) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. |
На что обратить внимание при формировании отчета за сентябрь 2020 года
Поясним ряд моментов, которые обычно вызывают затруднение у работодателей:
- В СЗВ-М за сентябрь 2020 года включите только тех лиц, выплаты которым подлежат пенсионному страхованию. Если, например, организация заключает с физлицом договор купли-продажи или аренды имущества, то вносить данные этого человека в СЗВ-М не нужно.
- Оформление формы основано именно на действующих в сентябре 2018 года договорах. Наличие выплат по ним в этом же периоде значения не имеет. Также неважно, сколько дней в течение сентября действовал договор. Даже если речь идет только об одном дне, все равно работник должен быть включен в отчет. А вот если в отчетном периоде были только выплаты, а договор уже прекратил действовать, то включать получателя платежа в СЗВ-М не нужно.
- Если работники отсутствуют на рабочих местах по любым причинам (длительная командировка, отпуск, декрет), но договора с ними в сентябре месяце действуют — информацию о таких лицах также следует заносить в форму.
- Нулевую форму СЗВ-М не сдают. Если физлицо (ИП, адвокат, нотариус) не имеет сотрудников и не заключает с другими физлицами гражданско-правовые договора, то у него нет обязанности предоставлять этот отчет. Более интересная ситуация складывается, если юридическое лицо состоит из одного сотрудника, который одновременно является директором и учредителем. Что делать в этом случае — рассмотрим далее.
Порядок представления формы СЗВ-М
Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ) страхователи (юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязаны ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, подавать о каждом работающем у него застрахованном лице следующие сведения:
-
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
-
фамилия, имя и отчество;
-
ИНН (при наличии у страхователя данных об ИНН застрахованного лица).
Что изменилось в правилах по СЗВ-М
Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Данный отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. Однако уже с 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности.
Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозит штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.
Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения на единственного учредителя компании нужно сдавать в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.
Напомним, что действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, был скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступают в силу 01.10.2018.
Если вы занесли в СЗВ-М лишнего сотрудника
Про что забывают бухгалтеры. Сотрудников, уволенных до начала отчетного месяца, включать в СЗВ-М не нужно. Даже если в отчетном месяце вы платили этим бывшим работникам деньги и начисляли по ним взносы. Если трудовой или гражданско-правовой договор не действовал хотя бы один день в месяце, подавать отчетность не надо.
Обратите внимание. Сдавать СЗВ-М на уволенных до начала отчетного месяца не надо. Даже если вы производили им выплаты и начисляли на них взносы.
Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-М работника, заполните отменяющую форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего сотрудника, которого включили в отчет по ошибке. Всех, кого указывали в первичной отчетности, не перечисляйте. Иначе Пенсионный фонд обнулит и правильные данные в отчете.
Важное обстоятельство. Чтобы исправить ошибочные данные в СЗВ-М, сдайте дополняющую форму. Отменять ранее сданный отчет не надо.
СЗВ-М представляет собой отчетную форму, с помощью которой работодатели отчитываются перед пенсионным фондом о трудящихся у них застрахованных лицах.
Документ разработал ПРФ и ввел его в действие в 2019 году. Первостепенной целью внедрения данной бумаги является контроль над количеством трудоустроенных лиц пенсионного возраста. Их пенсии государство не индексирует. Получать их в полном объеме пенсионеры смогут лишь после увольнения.
Аббревиатура «СЗВ» означает, что форма содержит сведения о застрахованных лицах входящие. Буква «М» в названии бланка свидетельствует о том, что отчет ежемесячный. Он утвержден Постановлением Правления фонда № 83п от 01.02.16. Предоставлять сведения должны все юрлица и ИП, использующие труд физлиц, с апреля 2019.
В СЗВ-М указывают:
Руководитель юрлица назначает сотрудника, ответственного за составление формы. Обычно это бухгалтер или кадровый работник, имеющий доступ к трудовым соглашениям с персоналом и их личным делам.
В форме приводится перечень лиц, которые в отчетном месяце трудились у работодателя. При этом не имеет значения, сколько времени человек проработал. Главным критерием включения тружеников в список является заключение с ним договора: трудового или гражданско-правового.
В форму включают совместителей, сотрудников-иностранцев, в т. ч. не имеющих гражданства, которые застрахованы в ПФР. Не включают в СЗВ-М высококвалифицированных зарубежных специалистов, т. к. им не нужно регистрироваться в системе пенсионного страхования РФ.
Если гражданин, работающий по трудовому соглашению, в течение месяца не получал выплаты, его все равно нужно включить в СЗВ-М, а если не имел дохода и работал по ГПД, включать его в форму не нужно.
В 2019 году работодатель должен подготовить отчет и сдать его своевременно: до 15 числа месяца, идущего за отчетным. Несоблюдение данного порядка предусматривает административную ответственность. Неполучение сведений об одном физлице компании (ИП) придется заплатить 500 р. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Законодательство не содержит оснований, при наличии которых можно уменьшить размер санкций. Штраф может оказаться довольно-таки крупным, например, для работодателя, подающего СЗВ-М на 25 человек, он составит 12500 р.
Средства снимаются с банковских счетов организаций, а при недостаточности денег на них должник может лишиться части имущества.
Подтверждением приема формы является протокол от фонда. Если он длительное время не приходит, работодатель не знает, считается ли его отчетность сданной. Если нет квитанции, вероятность штрафа велика.
Если компании отослала СЗВ-М вовремя, протокол не пришел в течение нескольких дней, а ПФР выдвигает обвинение в просрочке. Для его опротестования нужно написать в фонд претензию со ссылкой на своевременную сдачу и наличие подтверждающей квитанции.
Обжаловать акт можно в 15-дневный срок с даты его получения. Для того чтобы оспорить санкции, нужно разобраться в причинах их установления. Они должны содержаться в акте. Если компания никак не отреагирует на итоги проверки, то ПФР оформит решение и требование о взыскании штрафа.
Часто санкция применяется за просрочку представления сведений. Обычно это касается компаний, сдающих отчет в электронной форме.
Если в акте причиной штрафа стала сдача СЗВ-М позже срока. При этом компания отослала отчет вовремя и данные ушли в фонд со второй или третьей попытки. В первую очередь нужно просмотреть протоколы и квитанции спецоператора. Если отосланные файлы одинаковые и документы ответственной фирмы свидетельствуют о том, что отчетность отправлена, то проблема связана с системой приема информации ПФР.
Об этом нужно написать в возражениях, приложить к бумаге нужно отосланный файл и квитанцию о доставке.
Если штраф все-таки наложен, нужно оплатить его и подать иск в суд на опротестование решения ПФР.
Итак, обычно протоколы о принятии СЗВ-М задерживаются из-за технических неполадок со стороны фонда. При отсутствии документа через 2-3 дня после отправки отчета, следует обратиться в ПФР для уточнения причин этого. Повторно отсылать форму не нужно. ПФР не должен выставить штраф на основании отсутствия протокола.
Для собственной страховки компаниям следует передавать СЗВ-М заранее, чтобы избежать спорных ситуаций с фондом. Так увеличиваются шансы на то, что ПФР примет сведения, а при возникновении недочетов у компании будет время на их корректировку.
Что такое отрицательный протокол СЗВ-М — мы расскажем далее.
Инструкцию по заполнению СЗВ-М вы найдете в этой статье.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Как принимается отчёт СЗВ-М?
При поступлении отчёта в ПФР он проходит несколько этапов контроля, на каждом из которых его могут не принять.
При проверке отчёта оценивают ряд параметров:
| Параметр | Комментарий |
| Формат | Электронный формат файла |
| Имя файла | Для электронного документа |
| Реквизиты страхователя | Корректность данных |
| Подпись | Должна присутствовать достоверная подпись как в бумажном варианте, так и в электронном |
| СНИЛС | СНИЛС должен соответствовать владельцу |
| Тип формы |
В одном отчётном периоде должна быть одна исходная форма.
Дополняющая форма предоставляется после получения от ПФР протокола с ошибками.
|
Если в представленной электронной СЗВ-М есть ошибки, то программа проверки ПФР обязательно их выявит.
Все возможные недочеты, которые может допустить страхователь при формировании пенсионного отчета, перечислены в таблице 7 Приложения к Распоряжению Правления ПФ РФ от 31.08.2016 г. № 432р (далее – Распоряжение № 432р).
При этом степень их критичности определяется кодом: 10, 20, 30, 40 или 50. От кода ошибки зависит статус протокола, который получит страхователь по результатам проверки.
| Статус протокола | Коды ошибок в СЗВ-М | Вид протокола | Последствия для страхователя |
| Документ принят | 10, 20 | Положительный | Ошибки отсутствуют или они незначительны. Повторно представлять отчетность не требуется |
| Документ принят частично | 30, 40 | Положительный | Необходимо устранить ошибки, допущенные в данных по застрахованным лицам, и представить на них отчетность повторно |
| Документ не принят | 50 | Отрицательный | Необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность |
Сроки подачи корректировки СЗВ-М
В настоящее время абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М. С 30.05.2021 это нужно делать по новой форме.
Все нюансы заполнения отчета вы найдете в этой статье.
При заполнении данного отчета рекомендуем взять за основу образец заполнения СЗВ-М от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе предоставляется бесплатно.
Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды.
На какие обстоятельства нужно ссылаться, чтобы снизить штраф, узнайте в К+. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в принятых ПФР сведениях по форме СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок фондом. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 38 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н).
Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Код ошибки 50 в СЗВ-ТД
Ошибка с кодом 50 является критичной и означает, что форма СЗВ-ТД не принята ПФР.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Ошибка с кодом 50 может быть связана с неверным форматом переданного файла по СЗВ-ТД или некорректной электронной подписью (устаревшей). В частности:
Причиной возникновения таких ошибок может быть не вовремя проведенное обновление программы 1С и соответственно неверный формат выгруженного файла или же не сделанное обновление электронной подписи.
Появление ошибки, что «страховой номер зарегистрированного лица должен быть уникальным в пределах документа» (код АФ.СХ.1.1.2) практически исключена в программе 1С, т.к. на этапе записи данных о физическом лице идет проверка на уникальность введенного СНИЛС и при возникновении дубля программа сообщит об этом.
Как избежать штрафа за отчет по СЗВ-М?
По сути, СЗВ-М содержит не столько бухгалтерские, сколько кадровые данные. Именно отдел кадров вносит в базу такие данные работников, как:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН и СНИЛС.
По этой причине самое разумное для главного бухгалтера – переложить ответственность на отдел кадров. Сославшись на состав отчета, можно возложить на это подразделение:
- обязанность формировать СЗВ-М;
- ответственность за допущенные ошибки.
Этим можно убить сразу двух зайцев, так как повышение ответственности кадровиков за внесение персонифицированной информации снизит недостоверность:
- 2-НДФЛ;
- Расчета по страховым взносам.
Иногда воздействовать на отдел кадров очень сложно. Кроме того, бухгалтер и сам может допустить ошибки из-за большой загрузки «зарплатной» отчетностью, количество которой неизменно растет.
Самый простой выход – передать расчет заработной платы на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice.
Мы умеем взаимодействовать с кадровиками и никогда не откладываем сдачу отчетности на последний момент. Поможем ликвидировать «очаг напряженности» и дадим возможность главному бухгалтеру переключиться на более глобальные задачи.