Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Официальные требования 2022 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Когда нужна печать ИП
- Тогда, когда вы не имея кассового аппарата, выдаёте своим клиентам БСО (бланк строгой отчётности), подтверждающий передачу денег за оказание услуги, или за товар.
- Если вы решаете открывать собственный расчётный счёт в банковской организации.
- Тогда, когда вы планируете стать работодателем. То есть нанимать по трудовому договору работников в свою фирму. Иначе, записи в трудовых книжках без печати ИП считаться действительными не будут.
- Также, когда речь идёт о государственных заказах. Документация по тендерам и торгам не будет принята, если вы не поставите своей печати.
- В том случае, когда вы имеете дело с путевыми листами или приходными кассовыми ордерами.
- В некоторых случаях, когда одна из сторон, подписывающих договор, не считает, что одной лишь подписи будет достаточно (об этом писали выше).
Стоимость изготовления фирменного оттиска будет зависеть от сложности. Ведь сейчас имеется возможность заказывать печать, выбирая из множества представленных видов. Регламентируется лишь несколько позиций, которые принято размещать на печати ИП, как например, ИНН. Однако, допустим, форма не обязательно может быть круглой, бывают и оттиски в виде треугольников и квадратов.
К тому же по желанию клиента, ставится и дополнительная информация, и некоторые элементы, которые кроме как декоративной функцией ничем не обладают. Да и сама внешняя оболочка печати делается из различных материалов, что также влияет на конечную стоимость продукта.
При самых низких требованиях, стоимость этого инструмента начинается от 400 рублей. Но совсем дешевить не имеет смысла ведь, скорее всего, вы будете использоваться оттиск постоянно, а значит, вам нужен хоть немного надёжный механизм, которым будет легко и, главное, удобно пользоваться. Именно потому, многие предпочитают сразу заказывать автоматическую печать.
По срокам изготовления разные фирмы предлагают различные условия. Но стандартно это не больше недели. Однако в некоторых случаях могут сделать и вообще за несколько часов. Опять же, всё зависит от того, какая именно печать вам нужна и насколько сложно её сделать.
Что касается дешевизны, то можно сэкономить и выбрать китайские варианты, а не европейские. Но будьте готовы к тому, что долго они не прослужат.
Если предприниматель решил, что нужно регистрировать печать ИП, требуется правильно это выполнить. Для процедуры требуется:
- заполнение заявления;
- сбор документов (паспорт, ИНН, ОГРНИП);
- предоставление всего этого в фирму, которая выполняет данную работу;
- выбор внешнего вида оттиска и печати;
- оплата за работу;
- время на выполнение заказа;
- получение заказа по паспорту или доверенности;
- регистрация печати (выполняется при желании).
Если изготовлена новая печать, все предыдущие будут недействительными.
Если бизнесменом не выполнялась регистрация печати в государственных органах, то с ликвидацией ИП не нужно выполнение каких-то особенных действий с ненужной печатью. Ее оставляют в качестве сувенира.
Добровольная форма уничтожения печати
В любое время ИП имеет право отказаться от печати. Для этого выполняется процедура уничтожения и составляется акт, который заверяют подписью ИП. О данном факте надо оповестить банк, если ИП использовал оттиск для выполнения операция с расчетным счетом.
Печати с защитой от подделки — это штемпели с доп. элементами защиты, которые трудно подделать. Ведь сегодня прогресс не стоит на месте. Так, сегодня любой штамп, проставленный на бумаге, можно отсканировать на принтере и при применении специального оборудования с легкостью воспроизвести.
Чтобы избежать подделки, следует заказать печать с защитой от подделки. Основные виды изделия приведены ниже в таблице.
| № | Вид печати с защитой от подделки | Элементы защиты |
| 1 | По ГОСТу | Защитные элементы, соответствующие ГОСТ Р 51511-2001., кроме «орла». Есть фраза «по ГОСТу», что говорит о высокой степени защиты |
| 2 | Контролер | Еле заметные контрольные метки, с помощью которых можно установить ее подлинность. В комплект входит шаблон с подробным описанием каждой из меток и указанию их места расположения |
| 3 | Цербер (или Ц. 2) | Имеет 2 рисунка: первый — обычный, видимый невооруженным глазом, а второй — УФ-изображение (скрытый). Сам оттиск выглядит, как стандартный. Однако, на самом деле это не так. Ведь справа и слева здесь есть 2 доп. скрытых сектора, которые покрыты краской УФ-отверждения |
| 4 | Хамелеон (УФ) | По своим характеристикам похожа на Цербер и Цербер 2. Только в скрытое УФ-изображение нет гильоша (сетки) и оно наносится на радиус больше видимого рисунка |
| 5 | Макраме | Декоративные сетки. Рисунок представляет собой сетку. Толщина каждой линии сетки – 1 волос человека |
| 6 | Радуга | Разноцветное изделие |
| 7 | Текстура (Полутон) | Полутоновый рисунок или видимый текст на заднем фоне (надпись в центре). Изготавливается на лазерном гравере с разрешением в 1500 DPI, обеспечивающем наличие мелких деталей в 1-м изображении |
| 8 | Спец шрифт | Покрыто шрифтом с уникальным дизайном. Его нельзя «скачать» в интернете или откуда-то взять. Ведь создание специального шрифта для заказчика осуществляется по конкретному алгоритму |
| 9 | MOIRIGHT (голографическая) | Скрытые рисунки (надписи), которые можно выявить только с помощью применения контрольного шаблона. Содержит растровое изображение-голографию (или 2 разных рисунка), позволяющую показать скрытые мелкие элементы.
Без применения контрольного шаблона скрытые детали увидеть невозможно. На заказ можно сделать Moiright (Один рисунок 1-м шаблоном), Moiright 2 (Два рисунка 1-м шаблоном) и Moiright 3 (Два рисунка 2 шаблонами) |
| 10 | QR код | Оснащена QR-кодом. В нем закодирована регистрационные сведения по ИП (Ф. И. О., ЕГРИП, и др.) |
| 11 | С УФ- краской | Применяется в первую очередь для подписания важных различных документов (кассовых, трудовых договоров и др.). Причем, клише изготавливается из резины, а краска может быть невидимой и видимой днем. УФ-краска может быть желтого, синего, белого, зеленого или красного цвета |
Однако, бумага, куда ставится УФ-печать, не должна иметь своего УФ-свечения (не должны быть покрыта оптическим отбеливателем). Невидимые краска и рисунок скрыты от посторонних глаз при дневном освещении и совместимы с водно-дисперсионной видимой краской.
На смену печатям приходит электронная цифровая подпись, используемая, например, при подаче деклараций в налоговую службу, а также голографические подписи.
Возникает закономерный вопрос, стоит ли вообще заводить печати или проще отказаться от них? Однозначного ответа тут никто не даст.
С одной стороны, обычная подпись руководителя организации на договорах и иных документах, без оттиска печати, будет смущать как чиновников, так и работников организаций, с которыми будут устанавливаться договорные отношения.
Придётся неоднократно демонстрировать положения устава, ссылаться на закон “Об обществах с ограниченной ответственностью”, чтобы преодолеть недоверие.
С другой стороны, не стоит принимать на себя дополнительные обязанности, тем более, что наличие печати ведёт к возникновению дополнительных вопросов: что делать с ней при ликвидации, что делать при утере печати.
Специалисты хотят получить готовую инструкцию, где шаг за шагом были бы расписаны их шаги и установлены бланки документов, которые необходимо заполнить. По данному вопросу установлена относительная свобода для ООО.
Будет ли отмена печатей? Деловое сообщество быстро адаптируется к новым условиям, так что уже через год отсутствием печати вряд ли можно будет кого-то удивить.
Стоимость изготовления печати колеблется от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей. Срок изготовления зависит от условий договора и сложности работы. Обычно на изготовление штампа уходит от нескольких часов до двух-трех дней. Стоимость зависит от:
- оснастки:
- ручная,
- автоматическая;
- дизайна:
- простой,
- сложный;
- срочности изготовления.
Чем сложнее изготовление вашей печати, тем больше денег вы отдадите за нее, и тем дольше будет изготовление.
Чтобы изготовить печать надо:
- обратиться в специализированную компанию;
- предоставить копии паспорта, ОГРНИП, ИНН;
- выбрать дизайн;
- заключить договор на оказание услуг по изготовлению печати,;
- оплатить услугу;
- забрать печать.
Для защиты печати от подделок, можно запросить изготовление дополнительных защитных средств:
- гильоширные сетки толщиной до 0,01 мм.,
- химические или ультрафиолетовые метки,
- многоцветность,
- гравировка рисунков и фотографий,
- двухмерный штрих-код.
Может ли ИП работать без печати?
Да. Подписывая документы, достаточно поставить подпись и добавить пометку Б.п. — Без печати.
Некоторые контрагенты настаивают на том, чтобы печать была, т.к. в случае, если дойдет до суда, будет проще доказать, что подпись на документе не подделана. Если же печати нет, у вас могут попросить письмо о том, что она не используется. Его можно составить в свободной форме, например: «Уведомляю, что я, ИП Сидоров Константин Петрович, не использую печать в своей деятельности, так как соответствующая обязанность законом не установлена. Все документы, имеющие отношение к моей предпринимательской деятельности, с момента регистрации заверяю личной подписью».
Важно! Если печать есть, ее нужно всегда иметь под рукой и ставить на все документы, которые подписываете.
Заказать изготовление печати можно в любом специализированном сервис центре. Предпринимателю потребуется выбрать внешний вид инструмента и указать всю необходимую информацию, которая будет содержаться в оттиске
Важно обратить внимание на то, что ручные печати стоят значительно дешевле автоматических, за счет своих габаритов. Автоматический штамп более удобен в использовании при большом объеме документооборота. Стоимость изделия может варьироваться от двухсот до двух тысяч рублей
Нужно отметить, что срок изготовления инструмента может составлять как один день, так и одну неделю
Стоимость изделия может варьироваться от двухсот до двух тысяч рублей. Нужно отметить, что срок изготовления инструмента может составлять как один день, так и одну неделю.
Большинство специализированных организаций, занимающихся изготовлением печатей, имеют большие каталоги с различным ассортиментом. Качество печати зависит от производителя инструмента. Как правило, китайские изделия имеют невысокую стоимость и короткий эксплуатационный срок.
Для заказа печати потребуется предоставить специализированному центру пакет документов. В первую очередь — это заявка на изготовление печати и паспорт её будущего владельца. Помимо этого, потребуются свидетельства, полученные в ЕГРИП и ФНС. После этого останется лишь оплатить услуги центра и дождаться изготовления инструмента. Для получения заказа необходимо предоставить работнику центра документ, удостоверяющий личность
Важно обратить внимание на то, что при получении нового оттиска, предыдущие аннулируются
Существуют такие ситуации, когда наличие печати для ИП становится не просто удобным, но и необходимым
Также следует о том, что далеко не каждый центр, занимающийся изготовлением фирменных оттисков, изготавливает качественный инструмент. Довольно часто в данной сфере наблюдается мошенничество. На сегодняшний день существует много различных методов дополнительной защиты фирменной печати, которые позволяют избежать её подделки. К таким методам относится использование гравировки изображений и гильоширная сетка. Также предприниматель может нанести специальную химическую метку или использовать двумерный штрих-код.
Также следует отметить, что регистрация полученной печати в контролирующих учреждениях, не является обязательным процессом. Это означает, что регистрация оттиска осуществляется только по личному желанию предпринимателя. Для этого необходимо обратиться в местное отделение налоговой службы и ОВД. Помимо этого, штамп субъекта малого бизнеса может быть зарегистрирован в торгово-промышленной палате.
Прохождение процедуры регистрации данного инструмента позволяет получить преимущество в споре, связанном с подделкой оттиска. Как правило, контролирующие органы не осведомлены о количестве печатей у предпринимателя. Именно этот аспект становится причиной того, что суд признает действительным бланк, содержащий оттиск, не похожий на оригинальную печать ИП.
Каким должен быть оттиск
Официальные требования 2021 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:
- круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
- треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
- прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.
Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:
- полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
- указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
- местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
- государственный регистрационный номер ОГРНИП.
В 2021 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.
Образец печати для ИП в 2021 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.
Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП
Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.
Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.
Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:
- гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
- специальные метки (контрольные, химические, УФ);
- многоцветность;
- гравировку рисунков и фотографий;
- особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
- двумерный штрих-код.
Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет, бланки строгой отчётности и приходные ордера не выписывает.
Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.
Обязательно ли наличие печати
В соответствии с нормами закона индивидуальный предприниматель не входит в круг субъектов хозяйствования, которые должны иметь печать в обязательном порядке. Право на принятие решения о том, изготовлять свой собственный оттиск или нет, остается за ИП.
Чтобы сделать правильный выбор, необходимо более детально ознакомиться с плюсами и минусами наличия печати. Данная информация позволит взвесить все «за» и «против» и принять наиболее оптимальное решение.
Итак, что дает наличие печати своему обладателю?
Преимущества:
- наличие оттиска на документации обеспечивает дополнительную защиту от подделок;
- упрощает процедуру открытия расчетного счета в финансовом учреждении, поскольку в некоторых банках наличие оттиска является одним из основных условий реализации данной процедуры;
- наличие печати положительно сказывается на репутации ИП, что способствует сотрудничеству с более крупными и серьезными компаниями.
Недостатки:
- все документы ИП, имеющего печать, должны быть удостоверены оттиском, из чего следует, что предприниматель должен постоянно носить его с собой;
- изготовление и уход за печатью требуют дополнительных расходов. Чтобы оттиск был качественным, необходимо периодически менять штемпельную подушку и заправлять печать мастикой.
Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.
Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.
Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.
Обращаться за изготовлением печати необходимо в специализирующиеся салоны. Они могут предложить на выбор уже готовые шаблоны и удобный вариант оснастки. Предпринимателю потребуется лишь указать свои реквизиты и дополнительные сведения, которые он хочет видеть в печати.
Ручная оснастка является самой простой и дешевой, ее удобно брать с собой. Автоматическая также достаточно удобна и в хранении и в обращении. Ее изготавливают в компактном закрывающемся корпусе, который защищает печать от порчи. При этом не требуется носить с собой подушечку с краской, в автоматической оснастке она уже установлена.
Стоимость изготовления печати колеблется в пределах от 300 до 2000 рублей.
Сроки изготовления зависят от сложности работы и могут составлять несколько часов или дней.
Чтобы заказать изготовление печати, потребуется:
- обратиться в сервис «По изготовлению печатей и штампов» с заявлением;
- предоставить документы: паспорт, ИНН, ОГРНИП.
- ознакомиться с предложенными образцами печатей и выбрать подходящий вариант;
- заключить договор и произвести оплату;
- срок изготовления оговаривается и указывается в договоре и в назначенный день ИП должен явиться за готовой печатью с паспортом. Разрешено направить за получением доверенное лицо, которое обязательно должно иметь при себе доверенность и личный паспорт;
- зарегистрировать печать при желании в ФНС.
Уделяя особое внимание защищенности печати от подделок, используются дополнительные современные средства:
- Гильоширные сетки до 0,1 мм.;
- Химические или ультрафиолетовые метки;
- Многоцветность;
- Гравировку изображений;
- Двумерный штрих-код.
Нужно ли регистрировать печать для ООО
Даже если руководитель компании принимает решение осуществлять свою деятельность без печати, то вряд ли это получится. Есть ряд документов, на которые печать необходимо ставить, к примеру, трудовая книжка или справка о размере заработной платы.
Крупные организации, которые часто принимают участие в тендерах, обязаны иметь печать.
Поскольку печать в работе необходима, возникает вполне закономерный вопрос: нужна ли регистрация печати ООО, или можно изготовить ее и просто использовать в работе?
Что касается регистрации, то она также может быть по усмотрению учредителя общества. При этом стоит учитывать, что опытные специалисты все же настоятельно советуют зарегистрировать печать, путем занесения в реестр.
В таких реестрах, как правило, регистрируют печать:
Во время регистрации печати будет присвоен уникальный номер, по которому в любой момент можно узнать всю историю, или как принято называть реестровое дело.
Благодаря такой регистрации каждый учредитель может защитить свою печать от подделки и не переживать по поводу того, что мошенники могут провести какие-либо махинации и испортить репутацию организации.
Конечно, стоит понимать, что процедура занесения печати в специальный реестр осуществляется на платной основе. В среднем, учредителю потребуется заплатить от 2 000 рублей за регистрацию одной печати. При этом в данную стоимость будут включены уже услуги юриста и курьера.
Получается, каждый предприниматель сам принимает решение, регистрировать печать или нет. Тем не менее вы должны четко понимать, что именно от этого зависит не только ваша безопасность, но и деятельность вашего ООО.