Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за задержку трудовой книжки: ответственность для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки
Причины невыдачи работнику в день увольнения трудовой книжки могут быть разные. Отдельные работодатели могут злоупотреблять своими правами и угрожать работнику невыдачей трудовой книжки в качестве давления. Или же кадровый работник может по недосмотру задержать срок выдачи трудовой книжки. Не исключаются ситуации, когда работники сами отказываются забирать документ.
К факту получения работником трудовой книжки надо относиться внимательно. Также следует контролировать, чтобы документ сотрудник получил на руки именно в день увольнения. Данная обязанность установлена для работодателя ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если работник, который не отказался от бумажной трудовой книжки, не получит данный документ от прежнего работодателя, у него возникнут проблемы при устройстве на новую работу. Трудовая книжка – это обязательный документ, который предъявляется при трудоустройстве (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Поэтому при отсутствии трудовой книжки новый работодатель вправе отказать в приеме на работу. Это означает, что прежний работодатель лишает работника возможности трудиться и, как следствие, должен возместить причиненный работнику материальный ущерб.
В силу положений ст. 234 ТК РФ при задержке выдачи трудовой книжки, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки.
Следует отметить, что задержка в выдаче трудовой книжки не влечет автоматическую обязанность работодателя по выплате работнику среднего заработка за период такой задержки. Суды приходят к выводу (например, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 15.11.2021 № 4-КГ21-43-К1 по делу № 2-391/2020, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 25.04.2022 по делу № 88-10719/2022), что такая обязанность наступает только при наличии следующих обстоятельств:
- задержка в выдаче трудовой книжки произошла по вине работодателя;
- работник принимал попытки устроиться на новую работу;
- работник получил отказ в трудоустройстве по причине отсутствия у него трудовой книжки.
Компенсация за задержку трудовой книжки: оплата прогула по вине работодателя
Если руководитель компании по какой-то причине не выдал трудовую книжку в день увольнения, сотрудник получает право на выплату ему заработка за каждый день задержки документа.
Все дни, которые находятся между днем увольнения сотрудника и фактической выдачей на руки трудовой книжки, признаются временем вынужденного прогула, которое оплачивается за счет работодателя. На протяжении всего периода ожидания выдачи документа сотрудник будет получать средний оклад.
Если учет времени идет по дням, для вычисления среднего оклада средний дневной заработок будет умножен на число трудовых дней, которые были засчитаны как прогул из-за не вовремя выданной трудовой книжки.
Если учет времени суммированный, бухгалтер будет использовать данные о среднем часовом заработке сотрудника. Для того, чтобы узнать его размер, нужно разделить сумму зарплаты, которая была фактически выплачена за проведенные на рабочем месте часы в расчетного периоде (в том числе премии и денежные поощрения) на число фактически отработанных в периоде часов. А средний оклад уже будет рассчитан как произведение величины среднего часового заработка на число трудовых часов согласно графику в периоде, за который начисляется оплата.
Общие нормы о трудовых книжках
Любой работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием становится увольнение.
Форма, порядокведения и хранения трудовых книжек, а также порядокизготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140ТК РФ. Аналогичное требование содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек: работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Если в этот день выдать документ невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Отказ нанимателя в выдаче трудовой. Что делать?
Работнику, которому умышленно не выдают трудовую своевременно, необходимо:
| Возможные действия | Комментарий |
| Написать на имя работодателя требование о том, чтобы тот выдал ему документ | Отправить письмом с уведомлением. Это послужит существенным аргументом на суде |
| Обратиться в трудовую инспекцию с описанием действий работодателя | Целесообразно предпринять, когда:
– работодатель игнорирует направленное ему требование; – сотрудник не имеет возможности обратиться к нанимателю с письменным заявлением |
| Написать жалобу в прокуратуру РФ | |
| Отправиться с исковым заявлением в суд |
Кроме выплаты компенсаций, работодателю, возможно, придется нести и иные расходы. В частности, если требование о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки рассматривалось судом, который встал на сторону уволенного, надо возмещать судебные расходы. Согласно ГПК РФ они состоят из государственной пошлиныи издержек, связанных с рассмотрением дела (ч. 1 ст. 88). Что считается издержками – сказано в ст. 94 ГПК РФ: суммы, подлежащие выплате свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам, расходы на оплату услуг представителей и связанные с рассмотрением дела, почтовые расходы и др.
Административный штраф – еще одна возможная статья расходов работодателя. Задержка выдачи трудовой книжки по факту является нарушением трудового законодательства, за которое ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена для юридических лиц административная ответственность – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Если контролирующие органы установят, что задержка выдачи трудовой книжки уже имела место и работодателя привлекали за это к административной ответственности, в случае очередной задержки штрафы будут посущественнее и для юридических лиц составят от 50 000 до 70 000 руб.
Компенсация за задержку трудовой книжки
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Если трудовая выдана с опозданием, работодатель выплачивает сотруднику компенсацию (ст. 234 и ч. 1 ст. 165 ТК РФ). Ведь без нее он лишается возможности встать на учет на биржу труда или устроиться на новую работу.
К сведению. В ряде случаев работодатель не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовых книжек. Например, если работник в день увольнения отсутствовал и работодатель направил ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). Доходы, не подлежащие налогообложению, перечислены в ст. 217 НК РФ. К ним, в частности, относятся все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат.
Возникает вопрос: можно ли отнести суммы, выплачиваемые в возмещение морального вреда, к компенсациям, ведь реальные имущественные потери отсутствуют? Исходя из определения компенсаций, приведенного в ст. 164 ТК РФ, можно сделать вывод, что данное возмещение по сути является компенсацией, так как:
- является денежной выплатой;
- устанавливается в целях возмещения работнику затрат (в данном случае — моральных).
Следуя этой логике, сумму возмещения причиненного работнику морального вреда, назначенную по решению суда, нужно признавать компенсационной выплатой. Ее не нужно облагать НДФЛ (п. 2 Письма Минфина России от 10.06.2010 N 03-04-06/10-21 и Письмо УФНС России по г. Москве от 06.05.2010 N 20-14/3/047952@).
Условия, когда работодатель не несет ответственность за задержку трудовой книжки работнику при увольнении
Оговоренные в статьях 35, 84.1 ТК РФ положения, указывают на установление за работодателем обязанности по предоставлению работнику, трудовые отношения с которым расторгнуты, трудовой книжки. Такая выдача должна состояться в день, когда правоотношения прекращаются.
Не порождает ответственности работодателя такая задержка документа, которая обоснована:
- отсутствием на месте работы специалиста в дату увольнения. Такое отсутствие может быть обосновано временной нетрудоспособностью, отпуском, прогулом, признанием лица осужденным и иными факторами;
- отказом в получении документа, при условии надлежащего документального оформления такого отказа;
- направлением в адрес уволенного уведомления о необходимости получения документа.
В ситуациях, когда невозможность вручения трудовой обоснована отсутствием работника или его отказом от принятия документа, что исключает ответственность работодателя, последнему необходимо:
- осуществить фиксацию ситуации, путем составления акта о предоставленном отказе получения книжки или отсутствии на работе, с проставлением соответствующей записи в табеле, учитывающем время труда специалистов;
- направить в адрес бывшего сотрудника письменное уведомление, в котором выразить просьбу о посещении предприятия для получения книжки, либо для предоставления предприятию права на ее направление путем почтовой отправки. Дополнительно В указанной ситуации специалисту отдела кадров стоит позаботиться о том, чтобы такое уведомление было направлено по всем известным адресам ранее принятого в компанию лица.
Выполнение указанных действий будет свидетельствовать о том, что со стороны предприятия предприняты все необходимые меры по своевременному предоставлению лицу, с которым расторгнут трудовой договор его трудовой и иной документации.
Что делать, если после увольнения не выдают трудовую?
На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
| Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются: | На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника) |
| На выдаваемые по заявлению работника |
По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.
Как действовать, если документ не отдают?
В первую очередь, при задержке документов, свяжитесь с работодателем и напомните об ответственности за это, а также составьте и отнесите ему заявление с просьбой вернуть трудовую книжку.
Если данные действия не помогли, и в течении трех дней после подачи заявления трудовую вам не вернули, то можете обратиться с жалобой:
- В трудовую инспекцию;
- В районную прокуратуру;
- С иском в суд, который также можно включить требование о возмещение моральной и материальной компенсации, а также возмещения судебных расходов работодателем. Заявление может быть подано в течение трех месяцев после увольнения, далее наступает исковая давность, срок можно восстановить в отдельных случаях. Но лучше заняться этим сразу после возникновения проблемы, видя, что бывший работодатель не идет навстречу.
Обращение в ГИТ и прокуратуру
Если работодатель продолжает удержание трудовой книжки, то можно обратиться с заявлением в Инспекцию труда. Оно пишется в произвольной форме. Главное — указать все свои координаты и реквизиты компании. Жалобу можно отнести лично, а можно отправить по почте заказным письмом. В жалобе не нужно писать о персональном отношении к ситуации. Излагается только суть дела.
Сделать это нужно в течение 3 месяцев с момента нарушения прав работника. Трудовая инспекция рассматривает жалобу в течение 30 суток.
Другим действенным способом повлиять на ситуацию является обращение в прокуратуру. К заявлению можно приложить все имеющиеся на руках документы. К примеру, копию своего заявления о выдачи трудовой, копию приказа об увольнении и подобные.
Сотрудники прокуратуры непременно примут такое заявление, после чего будет проведена проверка обстоятельств дела. Они могут обратиться к работодателю с предостережением о недопустимости нарушения ТК РФ, но могут и подать заявление в суд. Всё зависит от того, какие результаты даст проверка заявления гражданина. Не исключено и возбуждение УД по другим статьям, если проверка выявит какие-то более серьёзные нарушения.
Заявление в прокуратуру может быть отправлено по почте, на сайте в Интернете или передано представителем.
Обращение в судебный орган
При необходимости обращения в суд не стоит медлить, т. к. срок давности иска составляет всего три месяца со дня увольнения. Судебное разбирательство – крайняя мера воздействия на нарушившего закон работодателя. Обратиться в суд по поводу выдачи трудовой книжки работник имеет законное право, так как происходит нарушение его прав.
Пострадавший сотрудник должен правильно подготовить заявление. Ему нужно указать в иске обязательную информацию:
- сведения о себе: ФИО, адрес регистрации, рабочий период на предприятии, должность и дату увольнения;
- сведения о предприятии и ответственном представителе работодателя, нарушившим права заявителя (сослаться на статью ТК РФ);
- изложить просьбу о возврате трудовой книжки и внесение, в сделанную ранее работодателем запись, изменений. Также можно дополнительно внести требование о компенсации материального ущерба и морального вреда при необходимости.
К заявлению следует приложить копии документов в подтверждение изложенных в иске фактов. Копия заявления должна быть передана ответчику (работодателю) с официальным вручением под роспись.
Административная ответственность
Нарушение требований трудового законодательства является административным правонарушением, за которое установлена определенная ответственность. Несвоевременная передача владельцу трудовой книжки является одним из таких нарушений. Кодексом об административных правонарушениях за совершение данного противоправного деяния установлено следующее наказание:
- Должностные лица уплачивают штраф от 1000 до 5000 руб.;
- Индивидуальные предприниматели – от 1000 до 5000 руб. или наказываются приостановлением деятельности до 90 суток;
- Юридические лица – от 30000 до 50000 руб. или наказываются приостановлением деятельности до 90 суток (ст.5.27).
В случае, когда имеется документальное подтверждение, что руководителем назначено определенное лицо, которое выполняет обязанности по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек (это может быть распоряжение или приказ), то к административной ответственности будет привлечено именно это лицо, наделенное должностными функциями. Когда установить такое лицо не представляется возможным или отсутствуют должным образом оформленные документы о его назначении, то правонарушителем считается юридическое лицо или работодатель-предприниматель.
Действия при задержке выдачи трудовой книжки работодателем при увольнении
Не все работники знают, как правильно действовать в ситуациях с задержкой выдачи документов, которые должны быть получены при увольнении. В первую очередь, необходимо отправить нанимателю письменное уведомление о выдаче трудовой книжки. Такое обращение должно быть оформлено определенным образом – содержать точные реквизиты каждой из сторон (правильное наименование, адрес). Уведомление должно быть вручено должностному лицу, которое ставит на копии заявления дату и входящий номер корреспонденции, а также свою подпись.
В случае, когда организация не хочет принимать заявление или имеются иные препятствия к личному обращению, можно отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Следующим шагом может быть обращение в одну или несколько следующих инстанций:
- Государственная инспекция труда, которая обязана дать ответ на поступившую жалобу в течение 30 дней;
- Региональное отделение прокуратуры по месту расположения нанимателя – на рассмотрение также дается до 30 дней, при этом эффективность принятых мер выше, чем при обращении в инспекцию;
- Гражданский суд с исковым заявлением о возвращении трудовой книжки, а также взыскании материального и морального вреда. В случае вынесения положительного решения с работодателя можно взыскать дополнительные расходы, связанные с судебной тяжбой (например, юридические или транспортные). Важно помнить: обратиться в суд можно в течение 3 месяцев с момента прекращения контракта.
Письменное обращение к работодателю о выдаче трудовой
Если работодатель отказывается отдавать книжку, то для начала можно попробовать обратиться к нему с письменной просьбой. То есть, составить заявление, в котором указать следующие данные:
- ФИО и должность руководителя компании;
- ФИО и должность владельца книжки, должность указывать не нужно, так как трудовой договор уже расторгнут;
- Домашний адрес и телефон владельца трудовой книжки;
- Просьбу работодателя выдать трудовую книжку в связи с расторжение трудового договора;
- Указание на то, что своими действиями работодатель нарушает трудовое законодательство;
- Информирование, что в случае невозврата книжки, его действия будут обжалованы в соответствующих органах.
- Дата и подпись.
Заявление нужно составить в двух экземплярах, один отдать работодателю, а на другом поставить отметку о получении. Если работодатель отказывается получить письмо, то нужно послать его почтой, заказным письмом с уведомление и желательно с описью, чтобы потом можно было доказать, что в письме действительно было заявление на выдачу трудовой книжки.