Какие справки нужно выдать работнику при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие справки нужно выдать работнику при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Справки о размерах заработной платы

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

Приказ об увольнении.

Девятым этапом работодатель издает приказ об увольнении работника, вносит об этом запись в трудовую книжку и выдает ее работнику в день увольнения (если трудовая книжка ведется в бумажном виде), производит с работником полный расчет и выплачивает выходное пособие.

Обратите внимание, что согласно ст. 81 Трудового кодекса не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Следовательно, если дата увольнения попадает на период отпуска или болезни, то нужно ее перенести на первый рабочий день после окончания данного периода.

Что ещё нужно учесть в отдельных случаях?

Порядок и размер выплаты выходного пособия.

Выплата выходных пособий при увольнении регулируется статьей 178 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Таким образом, размер именно выходного пособия (выплачиваемого непосредственно при увольнении) составляет один заработок.

Также законом предусмотрено, что если работник не смог устроиться на работу после увольнения по сокращению, то за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

То есть всего законодатель предусмотрел возможность получать средний заработок в течение двух месяцев со дня увольнения, из них пособие за первый месяц выплачивается сразу при увольнении, а за второй месяц – по истечении второго месяца трудоустройства. Например, если работник уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ 01 июня, то 01 июня он получает полный расчет за отработанный период и выходное пособие в размере одного среднего месячного заработка. Вне зависимости от того, будет он в июне искать работу или приступит к работе уже 02 июня – данное пособие выплачивается в безусловном порядке и возврату оно не подлежит.

Предположим, что работник не трудоустроился. Тогда по истечении июля он может претендовать на получение пособия на период трудоустройства (второй месяц) опять в размере среднего месячного заработка.

Для получения данного пособия необходимо лишь предъявить трудовую книжку, из которой будет следовать, что на новую работу он не устроился.

При этом в исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение еще и третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Таким образом, для получения пособия в размере еще одного среднего заработка за период трудоустройства (август) работнику нужно не только предъявить трудовую книжку, но и соответствующий документ из органов службы занятости о сохранении за работником пособия в течение третьего месяца трудоустройства.

Требования к справке о зарплате

Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.

Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.

Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).

Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении и почему

При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику определенный комплект документов. Часть справок выдается по умолчанию, а часть – по письменному заявлению сотрудника. Это общее правило действует независимо от причины увольнения. Какие документы нужно выдать бывшему работнику и в какие сроки, читайте в этой статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Документы при увольнении в 2020 году

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2022 году

Графа 9. Если сотрудник не просто работал в особых условиях, но вследствие этого страховые отчисления за него происходили по дополнительному тарифу, это необходимо отразить в данном столбце. Заполнять ее не следует, если нет фактических доказательств особых условий труда, либо по каким-то причинам отчисления не тарифицировались дополнительно.

Графа 11. Её заполнение вызывает больше всего вопросов. Эта графа соотносится с графами 6-7 и заполняется посредством кодов, обозначающих, в каких именно особых условиях осуществлялась трудовая деятельность (если осуществлялась), а также причины, по которым у служащего имеются фактически не отработанные периоды (отпуска, больничные и т.д.). Если приходится перечислять несколько кодов, то для каждого необходимо выделить отдельную строку, с приоритетом кодов, обозначающих замещение государственных или муниципальных должностей.

Образец заявления на компенсацию неиспользованного отпуска

Унифицированного образца, обязательного к применению, законом не установлено, поэтому работники могут писать заявление в свободной форме. Однако при этом желательно все же придерживаться некоторых норм и стандартов. В частности, нужно обязательно указывать сведения об организации, должность и ФИО его руководителя. Также в заявление нужно вписывать период, за который предоставляется отпуск, его длительность, а также количество дней, за которые работник хотел бы получить денежную компенсацию.

В основную часть документа нужно внести просьбу о замене части ежегодного планового или дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Обязательно надо внести его период (дату начала и окончания), а также количество дней, в которые работник желал бы получить денежные средства вместо отдыха.

Документы, которые обязан выдать работодатель при увольнении

Бланк №182н является документом, включающим информацию о заработной плате за 2 предшествующих года до увольнения, который необходим для подтверждения дохода сотрудника, на который начислялись обязательные страховые сборы.

В данной справке фиксируются также периоды, когда социальные взносы не были сформированы. К примеру, когда гражданин находился в длительном отпуске, на больничном по беременности или же, ухаживая за ребёнком до трёхлетнего возраста.

Давайте рассмотрим несколько обязательных правил выдачи документов при увольнении, соблюдать которые обязаны кадровики каждого предприятия в 2021 году:

1. все документы предоставляются сотрудникам исключительно под их подпись;
2. кадровик не имеет права отказать работнику в выдаче какого-либо документа, если он не передал обходной лист в отдел кадров;
3. процедура передачи справок и форм должна длиться не более 3 суток;
4. в случае, если в установленный законодательством срок работник не является – все запрошенные им справки должны быть отправлены ему заказным письмом.

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

• ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
• п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
• ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

• трудовая книжка;
• медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
• справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
• сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
• расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
• форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
• форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
• расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

• 2-НДФЛ;
• копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
• справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
• копии документов из личного дела;
• справки о периоде работы на предприятии;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Документирование при расторжении договора с сотрудником: порядок процедуры

Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора:

1. Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений.
2. Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник.
3. Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
4. Делается расчет за отработанные дни.
5. Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат.
6. Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого.
7. Производится окончательный расчет.
8. Делается запись в трудовой книжке.
9. В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь).
10. По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?).

При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ.

Как оформлять документ

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Документы, которые при увольнении обязан выдать работодатель 2019

Процедуре увольнения работника посвящена статья 84.1 ТК РФ. Начинается этот процесс с того, что работодатель издает приказ о расторжении трудового договора, работник изучает и подписывает его.

Завершающий этап прекращения трудовых отношений происходит в последний рабочий день сотрудника.

В этот день организация выплачивает ему окончательный расчет и выдает документы, связанные с его трудовой деятельностью.

При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать такие документы:

1. Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка — при наличии);
2. Справка о заработке за два последних календарных года;
3. Копия СЗВ-СТАЖ;
4. Копия СЗВ-М;
5. Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
6. Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)

Сотрудник может написать заявление с просьбой предоставить заверенные копии любых необходимых справок. Наиболее востребованные в 2019 году:

• справка по форме 2-НДФЛ
• сведения из реестра застрахованных лиц по форме № ДСВ-3
• копия приказа о приеме на работу
• копия приказа о переводе на другую должность
• копия приказа о расторжении трудового договора
• справка о зарплате для оформления в центр занятости

Ниже вы можете скачать бланки и образцы документов.

Важно! Компании придется восстановить сотрудника на работе и выплатить компенсацию за вынужденный прогул, если он сможет оспорить увольнение. «Российский налоговый курьер» проанализировал трудовые споры и выяснили, какие ошибки чаще всего допускают работодатели. Вы можете прочитать этот материал, оформив пробный бесплатный доступ к журналу на три дня.

Какие документы выдаются работнику при увольнении по собственному желанию

Главным документом, подлежащим выдаче сотруднику, является его трудовая книжка, так как без нее он просто не сможет устроиться на новую работу. Помимо нее закон обязывает руководителя отдать другие документы, связанные с выполнением сотрудником своей трудовой функции у него.

При получении в день увольнения своей трудовой книжки рекомендую Вам проверить правильность внесения сведений в нее работодателем, а также оформление всех записей при повышении по службе или переводах на другие должности. Только после внимательной проверки документа можно расписываться под указанными в ней сведениями.

Итак, к обязательным документам, которые руководство обязано отдать сотруднику при увольнении, относятся:

1. Трудовая книжка, содержащая сведения о работе сотрудника у данного работодателя, и о его увольнении, заверенные подписью работодателя или иного уполномоченного сотрудника;
2. Оригинал справки о сумме заработка (такая справка должна быть оформлена по форме, утвержденной Минтрудом (Приказ № 182н от 30.04.2013г.));
3. Копия формы СЗВ-М (в 2020 году, сведения должны быть сформированы начиная с соответствующего месяца 2016 года);
4. Копия формы СЗВ-СТАЖ (такие сведения нужно сформировать за период с начала 2017 года по дату увольнения);
5. Копия расчета по страховым взносам (раздел 3. Такой расчет должен быть сформирован за период работы с начала 2017 года).

Помимо основных (обязательных) документов, руководитель также обязан выдать сотруднику иные документы, которые он потребует.

К таким документам относятся:

• Копии кадровых приказов, в том числе об увольнении;
• Справка о заработке сотрудника за последние 3 месяца для обращения в центр занятости;
• Справка 2-НДФЛ;
• Характеристика от работодателя;
• Иные документы, необходимые сотруднику.

Требование о выдаче дополнительных документов выражайте в заявлении, оформленном в письменном виде. В заявлении перечислите все документы, которые вам нужны, а также в какой форме (оригинал, простая или заверенная работодателем копия). Передавайте заявление только уполномоченному сотруднику работодателя под роспись.

По общему правилу, документы выдаются в заключительный день работы сотрудника.

Однако, работодатель не всегда может выполнить это обязательство, так как выдача документов может стать невозможной:

• В результате отказа сотрудника от их получения;
• По причине его отсутствия в заключительный день работы на своем рабочем месте.

В этом случае, отдел кадров должен отправить сотруднику уведомление с требованием явиться за своими документами, либо направить письменное согласие на отправку этих документов по почте.

Внимание: Работодатель должен направлять уведомления сотруднику способами, позволяющими подтвердить их получение работником, например, ценным письмом с обязательным прикреплением уведомления о вручении корреспонденции адресату.

Иногда, работодатели поступают по отношению к уволенным сотрудникам недобросовестно и противозаконно, и не выдают им документы при увольнении, в том числе их трудовую книжку.

Что обязательно нужно получить

В список документов, которые сотрудник должен получить входят:

1. Трудовая книжка. Если трудовая книжка не ведется, работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р. По заявлению работника этот документ можно получить в течение 3-х дней после увольнения либо по почте. Самостоятельно отсылать документ по почте работодатель права не имеет (за исключением случая, когда сотрудник не явился в последний рабочий день либо отказался получать документ лично).
2. Справка о сумме дохода. Это еще один важный документ, который должен выдаваться работнику в день увольнения. Представляет собой справку о заработке за последние 2 года труда. Выдача этой справки – сфера ответственности бухгалтера, но нужно проконтролировать этот процесс, так как несвоевременное получение этого документа может стать причиной жалобы в ГИС либо суд.
3. Форма СЗВ-СТАЖ. Представляет собой сведения о страховом стаже бывшего сотрудника. Выдается в бухгалтерии либо кадровиком. Документ содержит данные о суммах страховых взносов и служит подтверждением страхового стажа.
4. Выписка из СЗВ-М для подтверждения стажа. Еще один документ который служит подтверждением страхового стажа работника. Важно учитывать, что выдается не сама форма СЗВ-М, а только выписка из нее. Копировать всю форму нельзя, это будет считаться разглашением личной информации других работников.
5. Выписка из раздела №3 персонифицированного расчета страховых взносов. Документ в дальнейшем подается в налоговые органы, поэтому к точности его оформления предъявляются повышенные требования. Сама форма практически ежегодно меняется, поэтому для ее правильного заполнения в 2021 году нужно тщательно отслеживать приказы ФНС и своевременно изменять форму выдачи выписки.
6. Выписка из ДСВ-3. В обязательном порядке выдается только тем работникам, на которых перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Помимо этих документов в день увольнения могут выдаваться и дополнительные выписки либо справки. Но их оформление осуществляется только по желанию сотрудника и при наличии письменного заявления от увольняющегося. В список таких документов входят:

• Копии кадровых приказов.
• Справки об условиях труда.
• Справки о доходах или периодах работы.
• Форма 2-НДФЛ.

Похожие записи:

• Расчет сторожей в бюджетном учреждении в 2024 году
• Как разработать текст и дизайн коммерческого предложения, чтобы клиенты у вас купили
• Как встать на биржу труда после увольнения?