Спецификация простыми словами: виды и образцы заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Спецификация простыми словами: виды и образцы заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В настоящее время бланков спецификации установленного формата не существует, т.е. допускается произвольная форма, которую утверждают на предприятии. Безусловно спецификация должна соответствовать стандартам делопроизводства и включать нужную информацию.

Образец спецификации к госконтракту по 44-ФЗ

№ 123-45ЭА ОКПД2: 32.99.53.130

Электронный аукцион

Приложение № 1 к гражданско-правовому договору № 123-45ЭА от 09 декабря 2020 года

С П Е Ц И Ф И К А Ц И Я

№ п/п	Наименование товара	Производитель/страна происхождения	Единица измерения	Количество	Цена за единицу, руб., с НДС	Ставка НДС, %	Стоимость, руб.
	Антистеплер № 10	Китай	Штука	2	24,00	Без НДС	48,00
	Батарейки АА, 6 Штука/упак.	Китай	Упаковка	20	231,00	Без НДС	4620,00
	Батарейки ААА, 6 Штука/упак.	Россия	Упаковка	10	244,00	Без НДС	2440,00
	Блок-кубик запасной 9×9×9 цветной	Россия	Штука	7	181,00	Без НДС	1267,00
	Блоки для записей 90×90×90 белый непроклеенный	Россия	Штука	5	152,00	Без НДС	760,00
	Блокнот А5, 60 л, клетка	Россия	Штука	12	46,00	Без НДС	552,00
	Блокнот А6, 60 л	Россия	Штука	2	31,00	Без НДС	62,00
	Брелоки для ключей 15×30мм, 12 Штука/упак., красные	Китай	Упаковка	6	70,00	Без НДС	420,00
	Бумага 4А, 100 л, 5 цветов	Россия	Пачка	2	189,00	Без НДС	378,00
	Дырокол	Китай	Штука	3	235,00	Без НДС	705,00
	Датер	Чешская республика	Штука	2	380,00	Без НДС	760,00
	Ежедневник А6,176 л, недатированный	Россия	Штука	2	279,00	Без НДС	558,00
	Ежедневник А6, 65 л, синий датированный	Китай	Штука	1	314,00	Без НДС	314,00
	Ежедневник А5, 176 л, датированный	Китай	Штука	1	401,00	Без НДС	401,00
	Ежедневник А5, 176 л, недатированный	Россия	Штука	3	387,00	Без НДС	1161,00
	Зажимы для бумаг 12 Штука/упак.	Китай	Упаковка	5	59,00	Без НДС	295,00
…
	Точилка для ��арандашей	Китай	Штука	7	11,00	Без НДС	77,00
Итого	115 000,00

Суть технической спецификации

Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.

Техническая спецификация представляет собой следующее:

• Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
• На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
• Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
• Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
• Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.

Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.

Спецификация на поставку товара

Не всю информацию можно изложить в самом договоре поставки товара, да это и не нужно. Законодательство разрешает изготавливать приложения к договору.

• Данные документы будут являться неотъемлемой частью самого договора и будут иметь такую же юридическую силу как основное соглашение.
• Однако, необходимо знать, что приложения, отдельно от договора не используются, более того могут быть признаны недействительными.
• Правила составления спецификации

Одним из таких приложений может являться спецификация к договору поставки, образец данного документа размещен в конце этой страницы. Такой документ составляется в письменной форме и прилагается к каждому экземпляру договора. Законодательством не запрещается составление спецификации в ином, нежели письменном, виде.

К таким видам могут относиться:

• электронные письма,
• телеграфные сообщения,
• телефонные переговоры,
• факсимильные сообщения и т.д.

Используя альтернативные средства связи, необходимо помнить о том, что в случае возникновения претензий у сторон по исполнению договора поставки товара, им придется доказывать, что информация, изложенная в спецификации была передана контрагенту, а последний ее принял к исполнению. По этому, по возможности, старайтесь всегда дублировать информацию с помощью испробованной временем письменной корреспонденции.

Какие виды документа могут быть

Договорами могут предусматриваться специальные формы, бланки спецификации к договору поставки. В случае их утверждения сторонами в письменном документе, соблюдение формата обязательно для всех участников сделки.

Поставка товара в рамках договора может иметь как одноразовый характер, так и систематический (многоразовый). В случае неоднократных поставок, спецификация может постоянно меняться в зависимости от коньюктуры и других обстоятельств.

Основные характеристики текущей поставки

• номенклатура,
• цена,
• сроки,
• количество,
• гарантии и т.д.,

должны каждый раз предварительно утверждаться контрагентами.

При необходимости, к спецификации могут прилагаться образцы поставляемого товара, или его составляющих. Например, для поставки внутридомовых дверей, сторонами заранее может утверждаться цвет, с приложением образцов колеровки.

В спецификации целесообразно указать следующую информацию

1. Реквизиты контрагентов и их полномочных представителей.
2. Дата составления документа и сроки поставки товара.
3. Технические характеристики объектов поставки.
4. Сроки, цена, количество и качество, принадлежности (технические паспорта, сертификаты, гарантии и т.д.) и другие существенные условия.

Документ подписывают представители сторон и скрепляют их своими печатями. В случае представительства на основании доверенности, рекомендуется оригиналы доверенностей прикладывать к спецификациям.

В настоящее время, все большее распространение получает торговля по Интернету. В случае поставки товаров с помощью глобальной сети, практикуется составление спецификации в электронном виде.

В некоторых случаях, для заключения договора и согласования спецификации используются правила публичной оферты. В таком случае, доказательством согласования всех условий будет являться распечатка электронного документа и факт оплаты товара.

1. Приложение № 45
2. к Договору № 345/990/АПР
3. от 14 сентября 2014 года
4. Спецификация
5. Примечание: в графе «Материалы» указывается наименование, цвет, фактура и иные показатели материалов.
6. Условия поставки:
7. Условия оплаты: оплата производится в два этапа:

• Первый этап:авансовый платеж в размере 37,9 % стоимости материалов, в срок не позднее 3 (трех) банковских дней со дня выставления счета Продавцом;

Товарная накладная ТОРГ-12 вместо спецификации

Если на момент заключения договора стороны не могут согласовать ассортимент товара, они вправе установить в договоре порядок его определения, т.е. указать, каким образом и в каких документах они будут определять ассортимент поставляемого товара.

Как уже было отмечено выше, это могут быть не только спецификации. Стороны могут предусмотреть в договоре, что ассортимент каждой партии согласовывается (как правило, путем переговоров или заявок) и указывается в товарной накладной, например, по форме ТОРГ-12 (см. решение АС Ставропольского края от 06.11.2020 по делу № А63-2824/2019).

В этом случае, товарная накладная должна иметь ссылку на заключенный договор. Если в накладной нет такой отметки, то поставка будет считаться не связанной с договором, то есть внедоговорной. Тогда стороны при споре будут лишены возможности ссылаться на указанные в договоре условия, в том числе связанные с качеством товара, сроком оплаты, взысканием неустойки и пр.

В судебной практике в основном поддерживается позиция о возможности согласования существенных условий договора поставки в товарных накладных. Например, в постановлении АС Уральского округа от 05.09.2016 по делу № А07-25249/2015 суд указал, что предмет договора поставки является согласованным, а договор заключенным, если покупатель принял товар и подписал товарную накладную, то есть своими действиями выразил согласие на поставку именно этого товара и именно в поставленном объеме.

***

Таким образом, приложение к договору поставки, будь то спецификация или иной документ, в котором согласованы все существенные условия, является необходимым документом для подтверждения не только факта заключения соглашения, но и возможности применения к отношениям сторон условий договора, неотъемлемой частью которого является это приложение.

Как расторгать договора поставки товара

Можно предусмотреть возможность одностороннего отказа от договора. Это тоже самое, что расторжение, только по воле одной стороны и без долгих церемоний. Главное, чтобы право на отказ было вписано в документ.

Отказ является гарантией избавления от недобросовестного партнера или когда сильно изменилась ситуация и сохранение хозяйственных отношений не столь ценно.

Чаще всего основанием для одностороннего внесудебного расторжения являются нарушение сроков отгрузки, неудовлетворительное качество, неисполнения гарантийных обязательств, не внесение длительного время предоплаты, другие ситуации.

Расторжение возможно в силу статей ГК РФ, когда:

• другая сторона грубо нарушает условия;
• сильно изменилась экономическая обстановка и исполнение сделки крайне невыгодно.

Расторжение по закону допускается через суд, если две стороны не могут договориться.

Комментарии к документу «Договор поставки продукции и спецификация»

Ответить 0

Дмитрий

17.08.2017 в 17:05:28 Огромное спасибо нашелся очень вовремя

Ответить 0

Дана	21.10.2018 в 20:24:36 спасибо. полезная информация

Ответить 0

Горских Евгений

06.03.2019 в 14:56:50 Очень помогли быстро заключить договор

Назначение и порядок формирования спецификации

В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию. Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера. Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.

Статьями 432 и 506 ГК РФ установлено, что при поставке товаров необходимо чётко оговаривать предмет заключаемого договора. В соответствии с требованиями ч.4 ст.93 федерального закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.

Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».

Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:

1. Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
2. Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.

Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.

пустой бланк спецификации

Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:

• реквизиты договора поставки (дата, номер);
• порядковый номер;
• перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
• единицы измерения;
• цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).

Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.

Комментарии к документу «Договор поставки продукции и спецификация»

Ответить 0

Дмитрий

17.08.2017 в 17:05:28 Огромное спасибо нашелся очень вовремя

Ответить 0

Дана	21.10.2018 в 20:24:36 спасибо. полезная информация

Ответить 0

Горских Евгений

06.03.2019 в 14:56:50 Очень помогли быстро заключить договор

Суть технической спецификации

Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.

Техническая спецификация представляет собой следующее:

• Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
• На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
• Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
• Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
• Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.

Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Заполняем документы правильно

Спецификация к договору поставки (образец которой мы приведем ниже) содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции, а также ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.
Договор поставки должен обязательно ссылаться на спецификацию. Одного приложения образца недостаточно обязательно укажите, что это основной документ для данного контракта.

Образец договора спецификации печатается на отдельной странице, его необходимо подписать сторонами до реализации.

Без согласования вы рискуете приобрести товар, не соответствующий требуемым характеристикам, что неминуемо приведёт к судебным тяжбам и лишним финансовым затратам.

Отсутствие даже одной из росписей сторон, заключивших сделку, послужит причиной для невыполнения данной спецификации. Только двухстороннее подписание документа придаёт ему юридическую силу.

Договор и лист спецификации печатаются в нескольких экземплярах, по общему количеству партнеров по сделки.

Главное требование по заполнению: непременно в шапке должны быть указаны―дата подписания, порядковый номер с указанием к какому договору является приложением.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

После завершения оформления следует приступить к исполнению сделки. Здесь нужен двойной контроль за:

• своими сотрудниками. В бухгалтерию, юридический отдел и прочим ответственным лицам предоставляет копия текста и дается поручение о точном исполнении условий договора. Руководитель не устраняется от процесса и время от времени должен интересоваться состоянием дел.
• действиями партнера. Нужно закрепить сотрудника, который бед отслеживать исполнительскую дисциплину контрагента. В случае отклонения нужно принимать неотложные меры реагирования.

Иногда после всех согласований изменяются обстоятельства, например, произошло изменение цены товара по договору поставки в связи с изменениями стоимости выпускаемой продукции заводом-изготовителем. Тогда нужно выходить с предложением к другой стороне о внесении изменений в действующий документ.

Если получено одобрение от партнера, то изменения нужно фиксировать дополнительным соглашением в письменном виде. Устная договоренность не допускается, от неё могут отказаться.

Таким образом, договор с измененными условиями будет действителен при наличии основного документа и дополнительного соглашения к нему, как неотъемлемая часть.

Расторжение документа

Ч. 3 ст. 455 ГК РФ требуется четкое название товара, количество и ассортимент в том случае, когда продукция передается в определенном виде, модели, размере, цвету и иному признаку.

К контракту поставки рекомендуется составление, подписание и хранение спецификации и накладной. Суд признает правомерным такое соглашение, в котором содержится пункт о согласовании сторонами спецификации. При этом подписанная заказчиком и исполнителем спецификация сопровождает договор в виде приложения.

Спецификацию обязательно сохранить на все время действия договора. Срок хранения бланка регламентирован согласно законодательству РФ, либо действующим нормам организации.

Предлагаем ознакомиться: Момент подписания договора

В соответствии со статьями ГК РФ, недопустимо отказываться одной из сторон от выполнения условий описанных в договоре (ст. 310 ГК РФ). Внесение изменений или расторжение условий возможно только при согласованном решении двух сторон.

Процедура возможна одной из сторон в судебном порядке в следующих ситуациях:

• при значительных отстранениях от условий одной из сторон
• в остальных случаях, в соответствии с ГК РФ, иным законом и условием договора

Как заполнить спецификацию, уточняющую условия контракта

Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки. Это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В спецификации конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки. Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.

1. Необходима ссылка на контракт, к которому заключено приложение.

2. Указывается номер и дата составления документа.

3. Перечисляются товары, работы, услуги и их стоимость.

Особенности составления

Подготовить данную документацию должен поставщик. Законом не установлено четкой регламентации оформления спецификации.

Заказчик изучает приложение при подписании договора или по факту его составления. После отправления каждой новой партии продукции в спецификацию добавляются изменения. Стороны должны подписать ее до момента передачи товара.

Это необходимо для того, чтобы при поставке продукции несоответствующей описанию можно было предъявить претензию поставщику. Бумага без подписи не имеет юридической силы и считается несогласованной. При подготовке приложения необходимо учитывать также такие нюансы:

• Лучше использовать фирменный бланк.
• Можно воспользоваться электронной версией приложения помимо бумажной, но она должна иметь электронную цифровую подпись.
• Необходимо подготовить два экземпляра – один остается у поставщика, другой у покупателя.
• Делать помарки и исправления нельзя.
• Спецификацию необходимо хранить вместе с соглашением.
• Действует до момента выполнения поставки изделий описанного количества и в указанные сроки.

Похожие записи:

• Можно ли снять деньги с материнского капитала в 2022 году?
• Пленум ВС разъяснил правила кассации по КАС
• Аргументы для повышения зарплаты: хорошие и плохие примеры